Vad är viktigt att tänka på när du skriver ett företagsbrev?

Ett brev, ett svar på en kundförfrågan och ett samlingsbrev som begär omedelbar betalning är exempel på bokstäver som ska följa ett företagsformat. Även om affärsbrev inte är exceptionellt svåra att skriva, skiljer de sig väsentlig från ett akademiskt eller personligt brev. Att vara uppmärksam på grundläggande men ändå viktiga affärsbrevskoncept kan göra din korrespondens mer professionell och effektiv.

Affärsskrivande perspektiv

Att hålla förväntningarna, målen, situationerna och behoven hos läsaren eller läsarna medvetna är av yttersta vikt. Av detta skäl bör ett företagsbrev inte bara ta ett läsarcentrerat tillvägagångssätt, utan också vara retoriskt medveten. Medvetenhet avser att tänka först och främst om dina läsare, vad de förväntar sig att komma ur kommunikationen och vad du behöver inkluderas i brevets kropp för att möta läsarens förväntningar. Kontrollera sedan att informationen du tillhandahåller är användbar och lättförståelig.

Betona det positiva

De flesta läsare, oavsett typ av brev, kommer att reagera mer positivt på positiva än negativa verbier. På grund av detta är ett fokus på positivt budskap viktigt, oavsett om en affärsbrev presenterar positiv eller negativ information. Försök att undvika att använda ord med negativa konnotationer, inklusive ord som inte, vägra, tyvärr och misslyckande. När du skriver ett samlingsbrev, till exempel, börja med att tacka personen för att vara kund. Fortsätt med verbiage att inom ramen för företagets kreditpolicy låter kunden veta att när hans eller hennes konto är brottsligt eller om en betalning är förfallna är du villig att arbeta med kunden för att hitta en ömsesidigt trevlig lösning.

Kort, Kortfattad och Enkel

Kort, kortfattad och enkel är tre viktiga ord att tänka på när man skriver affärsbrev. Tiden är pengar i näringslivet och om ditt brev är långt och dras ut, finns det en chans att läsaren kan lägga ditt brev åt sidan. Om det händer läses det antingen på ett mycket senare datum eller kanske aldrig läsas. Hämta till punkten och försök att skapa en företagsbokstav med hjälp av de minsta möjliga orden. En allmän riktlinje är att hålla ett företagsbrev till en enda skrivmaskin sida.

Bevis, Redigera och Läs

Skicka aldrig ett företagsbrev utan att först försäkra dig om stavning och grammatikfel. Dessutom granska brevet för långa ord, teknisk jargong, förvirrande tankar eller meningar och typografiska fel. Läs det högt eller fråga en kollega att läsa den för att få en känsla för hur det kommer att låta läsaren. Om du behöver ändra eller redigera bokstaven på något sätt, försök, granska och läs brevet högt en gång innan du skickar det.