Är det lagligt att hålla bilder av anställda i deras HR-fil?

Att sätta ett ansikte med ett namn är hur vissa människor säger att de förenar egenskaper och attribut för personer som de stöter på. I HR-praxis kan dock ett ansikte med ett namn vara en farlig praxis, varför många arbetsgivare inte behåller anställda fotografier i deras personalfiler. Lagligheten att behålla medarbetarnas fotografier i personaldirektörer är något dumt. Med detta sagt finns det också motiverade skäl till varför en anställds fotografi ska vara tillgänglig för HR-personal.

Personlig filinnehåll

Arbetsgivare upprätthåller personalfiler för enkel hänvisning till anställdas kvalifikationer, uppdrag och prestanda. Innehållet i en personalfil innehåller signerade bekräftelser för arbetsplatspolicy och anställningshandboken. disciplin och korrigerande åtgärder prestationsbedömningar; commendations; och informella anteckningar om handledarens feedback. Hälso- och sjukvårdspersonal, skyddad enligt lagen om hälso- och sjukvårdsförsäkring och ansvarsskyldighet (HIPAA), förvaras i separata filer som endast är tillgängliga av arbetsgivarens sekretesspolicy. Det finns ingen federal lag som strängt förbjuder lagring av anställdas fotografier i deras personalfiler. Det finns emellertid säkert skäl till varför arbetsgivarna antingen ska hålla bilder separerade från personuppgifter eller inte behålla dem alls.

I-9 Anställningsberättigande formulär

Immigration Reform and Control Act från 1986 uppmanar användningen av en I-9-blankett för att verifiera en arbetstagares behörighet att arbeta för amerikanska arbetsgivare. Denna blankett kräver att en positiv identifikation som ett pass, arbetsvisum, födelseintyg eller körkort beviljas med blanketten som underlag. Anställda fotografier måste behållas med I-9 formuläret och ID i minst tre år efter hyresdatum, men inte nödvändigtvis i personalfilen. Det amerikanska medborgarskapet och invandringsverket, som verkställer krav på anställningsberättigande och granskar arbetsgivarfiler för att bedöma överensstämmelse, uppmanar arbetsgivare att lagra I-9-formulär i pappersformat, separat från personalfiler, för att lättare följa en inspektionsförfrågan.

Potentiell diskriminering

Fotografier från sökande är avskräckta eftersom det är möjligt att rekryterare och anställningschefer kan använda faktorer som ras, kön och ålder för att bestämma vem de vill intervjua eller hyra. Detta är en orsak till att sökandes svar på lika möjligheter till anställningsfrågor och frågor om bekräftande åtgärder hålls separerade från arbetsrelaterade ansökningsmaterial. Baserat på samma principer bör anställda fotografier inte bli en del av medarbetarens personaldokument. Anställningschefer kan engagera sig i orättvisa anställningsförfaranden om de har tillgång till personligt identifierbar information om anställda betraktas som marknadsföring. När en anställningschef granskar en sådan personalfil bör hon basera sitt beslut uteslutande på arbetsrelaterade faktorer, inte på anställdas utseende.

Säkerhetsåtgärder

Arbetsgivare med behov av höga säkerhetsåtgärder kan se värdet att behålla anställda fotografier i deras personaldokument. Höga säkerhetsåtgärder kan bestämma vilka anställda som till exempel har tillgång till begränsade arbetsområden. I dessa fall kan en anställd troligen ha ett anställningsidentifikationsmärke eller annat bevis på behörig åtkomst till arbetsgivarens arbetsplatser. Lagring av anställdas fotografier i personalfiler kan fungera som ett effektivt backupsystem för att säkerställa att arbetsgivarens identifierings- och åtkomstsystem är aktuellt och aktuellt. Fotografier i anställdas personalfiler kan också verifiera anställdas tillgång om en anställd missförstår eller förlorar sin identitet. Denna typ av backup-system är särskilt användbart för arbetsgivare som underhåller elektroniska personaldirektorat.

överväganden

Arbetsgivare som är benägna att lagra anställda fotografier i personalfiler bör ha en godtagbar anledning att göra det. En acceptabel anledning kan innebära säkerhets- och säkerhetsåtgärder. Annars kan arbetsgivare som anger att de lagrar anställda fotografier i syfte att sätta ett ansikte med namnet eller av andra liknande orsaker, oavsiktligt kunna utsätta företaget för ansvar för anspråk på illojal anställningsförfarande.