Hur man bjuder på affärskontrakt
Att lyckas skaffa sig affär genom budgivningsprocessen kan vara ett lukrativt sätt att säkra långsiktigt arbete och vinst för ditt företag. Vissa kontrakt kan garantera stabila kassaflöden i flera år. Men för att vinna dessa kontrakt måste du veta hur man överbjuder andra företag som vill ha samma kontrakt som du gör. Att veta insatserna i budgivningsprocessen hjälper dig att konkurrera om de affärsavtal som ditt företag behöver.
Forskning företag inom ditt marknadsområde som kan behöva eller regelbundet kontrakt för de tjänster du erbjuder. Hitta kontaktuppgifter för alla affärsbyggnader i området, kontakta deras anläggningschef och lista dem som kontorsrengöringstjänster om det är den tjänst du tillhandahåller till exempel.
Kontakta upphandlingschefen för var och en av de företag du kvalificerade som potentiella kontrakt. Fråga om de för närvarande har eller kommer att ha i framtiden, något behov av att avtala för ditt företags serviceutbud. Fråga om de behåller en lista över potentiella entreprenörer att de skulle vidarebefordra en begäran om ett kontraktsbud när de behöver få tjänster. Begär att de inkluderar ditt företag på listan.
Begär ett informationspaket som beskriver företagets upphandlingsprocess och budkrav. Fyll i och skicka leverantörskapacitet formulär som ingår i paketet de skickar. Inkludera vilken dokumentation du behöver för att verifiera din företagshistoria, kapacitet, ekonomisk lönsamhet och den produkt eller tjänst du tillhandahåller. Förstå att innehållet i formulären kan variera beroende på bransch eller tjänst du tillhandahåller, så om ditt företag avtalar om kontorsrengöring och fönstervaskar de paket du får kan det se lite annorlunda ut.
Läs grundligt begäran om budförslag, eller RFP, som du får från potentiella företag. Vet att dessa förslag kommer att vara detaljerade och att inte förstå vad förslaget kräver kan spåra dina chanser till ett framgångsrikt bud. Gå igenom förfrågan line-by-line för att identifiera vilket arbete som behöver göras, i vilken tidsram och inom vilka begränsningar eller begränsningar ditt företag kanske måste arbeta.
Be om ett möte med upphandlingsgruppen efter att du har granskat RFP. Som en fråga om politik kan vissa företag inte vara villiga att träffas med anbudsgivare under budgivningsprocessen. Andra kan vara angelägna om att diskutera deras behov med dig, vilket ger dig möjlighet att avgöra vad som kanske inte finns i deras förfrågan - som om kostnadsbesparingar är viktigare än värde, deras relationer med andra anbudsgivare etc.
Börja med ditt erbjudande med en sammanfattning av ditt företags kvalifikationer och varför du borde vinna kontraktet. Ange hur du avser att slutföra jobbet som avtalas. Skicka in eventuella pappersarbete efterfrågade av RFP, se till att formulär är fullständiga, korrekta och signerade. Inkludera en lista över nyckelpersoner och underleverantörer och deras kvalifikationer. Detalj hur du kommer att uppfylla kraven i RFP i den ordning som dessa krav begärs. Inkludera ytterligare dokumentation, såsom bevis på försäkringar eller certifieringar, efter behov.
Beräkna ditt bud för att inkludera dina överkostnader - arbetskraft, leveranser och användning av utrustning till exempel - och din vinstmarginal. Förutse det uppskattade budet på din tävling, men du borde inte försöka bjuda så lågt att kontraktet inte längre är lönsamt för ditt företag.
Tips
Till skillnad från regeringskontrakt, blir inte den lägsta budgivaren inte alltid kontraktet. Försök istället att presentera det mest attraktiva budet på ett företag RFP. Detta innebär att du får bästa kvalitet och vändning till det mest rimliga priset.
Om ditt företag vinner affärsprocessen kommer du sannolikt att få möjlighet att fortsätta förhandlingar med upphandlingschefen för budgivningsföretaget. Förväntas att fastställa den slutliga prissättningen och villkoren vid den här sista förhandlingsfasen av affärsbudgivningen.