Så här arkiverar du mappar i Outlook för att frigöra utrymme
Om du inte har tillräckligt med ledigt utrymme i din brevlåda kan det leda till att du missar viktiga meddelanden om de kommer med din Outlook-brevlåda full. Medan de flesta e-posttjänster ger dig tillräckligt med lagringsutrymme, kanske du vill arkivera dina mappar för att frigöra ytterligare utrymme i din brevlåda. Med Microsoft Outlook kan du automatiskt arkivera mappartiklar som matchar dina kriterier, till exempel föremål som är äldre än tre månader. Du kan också konfigurera specifika mappar som automatiskt arkiveras med hjälp av Outlook AutoArchive-funktionen.
AutoArchive en mapp
Du kan konfigurera en mapp i Outlook för att automatiskt arkivera e-postmeddelanden över en viss ålder.
Välj mappen för arkivering
Öppna mappen i Outlook som du vill arkivera. Klicka till exempel på "Mail" i navigeringsfönstret och klicka sedan på "Inkorgen".
Öppna Outlook AutoArchive-inställningarna
Klicka på fliken Mapp och klicka sedan på knappen "AutoArchive Settings" i egenskapskoncernen i mappbandet för att öppna mappens AutoArchive-egenskaper.
Välj hur ofta du vill arkivera
Klicka på alternativknappen bredvid "Arkivera den här mappen med dessa inställningar" och välj sedan hur ofta du skulle arkivera mappen. Ange till exempel "3 månader" i väljarna bredvid Rensa ut objekt som är äldre än.
Välj Så här arkiverar du data
Klicka på alternativknappen bredvid ett av alternativen för hur du hanterar dina arkiverade objekt. Det rekommenderas att du väljer "Flytta gamla objekt till standardarkivmapp" om du inte har en annan plats som du föredrar att lagra ditt arkiv.
Spara dina inställningar
Klicka på "OK" knappen för att spara ändringar i mappens egenskaper och aktivera arkivering. Arkivprocessen kan ta några minuter att slutföra beroende på mappens storlek.
Ladda upp utrymme manuellt
I vissa fall vill du ha Outlook-arkiv en mapp på begäran. Du kan göra det med hjälp av den manuella arkivfunktionen.
Öppna filmenyn
Klicka på "Arkiv" -menyn i Outlook.
Använd menyn Cleanup Tools
Klicka på rullgardinsmenyn "Rengöringsverktyg" bredvid Rensning av brevlåda under Info-undermenyn och klicka sedan på "Arkivera ..."
Välj en mapp att arkivera
Klicka på namnet på den mapp du vill arkivera. Klicka till exempel på "Inkorgen" under mappen för ditt e-postkonto.
Välj vilka e-postmeddelanden som ska arkiveras
Ange ett datum i fältet bredvid "Arkivera Äldre Äldre än" eller klicka på pilen och välj ett datum för att arkivera objekt med datum före din post. Ange till exempel "1/1/18" för att arkivera mappartiklar skapade före år 2018.
Bestäm var du ska behålla data
Klicka på knappen "Bläddra" om du vill välja en anpassad plats för ditt arkiv. Det rekommenderas att du inte ändrar arkivfilens plats. Klicka på "OK" knappen för att starta arkivprocessen.
Undvik att förlora data
Som standard lagras dina Arkiverade objekt i mappen "Outlook-filer" i Mina dokument.
Vissa Microsoft Exchange-servrar kan begränsa eller inaktivera din förmåga att arkivera objekt per organisationens policy för posthantering. Se till att du förstår ditt företags policy och gränser innan du riskerar att förlora data eller oavsiktligt bryter mot regler om hur länge e-postmeddelanden hålls till hands. Kontakta din IT-avdelning om du har en för mer information om hur länge arkiverade data lagras.
Objekt som du arkiverat kan helt tas bort från din e-postserver. Det rekommenderas att du skapar säkerhetskopior av din Outlook-filer-mapp för att undvika att du förlorar åtkomst till dina arkiverade objekt. Återigen, se till att du gör det i enlighet med organisationens policy om du använder Outlook på jobbet.
Om du har mycket utrymme utan att arkivera data, kan det hända att du inte behöver använda Outlook-arkivfunktionerna. I stället kan du helt enkelt organisera e-postmeddelanden i mappar eller på annat sätt förvara dem på ett sätt där du enkelt kan hitta vad du behöver.