Hur man adresserar anställda i företagsskrivning

Som chef eller företagare för småföretag ställer du exemplet för dina anställda i allt du gör, inklusive ditt företagsskrivning. Ange exemplet för hur du vill att dina anställda ska adressera varandra, såväl som dina kunder och leverantörer, genom att använda lämpligt språk för den avsedda publiken och redigera för typsnitt och grammatiska fel. Det är viktigt att du adresserar dina anställda på ett professionellt sätt, oavsett om du skriver ett långt memo eller en snabb epost.

1.

Tänk på din publik. Hur du adresserar dina anställda i företagskorrespondens kommer ofta att bero på demografiken hos gruppen eller personen du vill adressera. Var försiktig med att ange lämplig ton för publiken och meddelandet, eftersom en oönskad ton kan förolämpa arbetare som förväntar sig en viss grad av allvar för en given situation. Låt inte vara med ett skämt när du informerar dina arbetstagare om att organisationen måste genomföra uppsägningar för att möta budgetbegränsningar.

2.

Bestäm det lämpliga kommunikationsmediet för det angivna meddelandet. Mediet kan bestå av ett handskriven brev, skrivet memo, ett mail eller någon annan form av skriftlig kommunikation. Du kan välja att leverera kommunikationen i tryck eller digitalt format. Det är viktigt att välja lämpligt kommunikationssätt för publiken och meddelandet. Till exempel kan ett tryckt dokument vara nödvändigt för att ge en kopia för inspelning, medan en snabb e-post kan räcka för att informera din personal om en medarbetares kommande födelsedag.

3.

Bestäm en lämplig hälsning. Enligt Purdue Online Writing Lab, om du vanligtvis hänvisar till dina anställda med deras förnamn, då brukar du använda deras förnamn när de adresserar dem i företagsskrivning. Till exempel, "Kära Mary" räcker till för att adressera en anställd med vilken du är på förnamn. När du adresserar en grupp anställda kan du använda "Kära personal" eller "Kära Team". Tala alltid med dina anställda på ett respektfullt sätt.

4.

Skriv en respektfull stängning för din företags kommunikation. Till exempel kan du skriva "Med vänliga hälsningar" eller "Tack", följt av ditt namn. Ta med ditt namn på nästa rad efter stängningen. Du kan också inkludera din adress, e-postadress, telefonnummer eller annan relevant kontaktinformation, beroende på situationen. När du kommunicerar via e-post kan du välja att automatiskt lägga till en digital signatur till slutet av alla dina e-postmeddelanden.

Tips

• Korrigera alltid all skriftlig kommunikation för att säkerställa att du kommunicerar på ett kortfattat och tydligt sätt.

Varning

• Använd aldrig ALL CAPS i företagskommunikation, eftersom det vanligtvis uppfattas som den skriftliga formen av skriker. Det är aldrig lämpligt att skrika på anställda, även om det bara är virtuellt.