Hur man adresserar ett företagsbrev till flera personer
Affärsbrev fungerar som formell kommunikation mellan avsändaren och mottagaren. När det gäller flera mottagare måste avsändaren adressera alla mottagare genom att nämna varje mottagarens titel och namn. Namn ska alltid inkluderas, men avsaknaden av en titel är acceptabel om du är osäker på en mottagarens titel. Ett effektivt och acceptabelt företagsbrev kräver att man formaterar. Avvikelse från normen kan få mottagarna att bortse från avsändarens kommentarer och förfrågningar.
1.
Bestäm titeln på varje person som du skickar brevet till. Se till att titeln du hittar är personens högsta titel. Se till att "Mr. Smith "är inte heller känd som" Dr. Smed."
2.
Formatera bokstaven så att den visas som:
Datum
Avsändarens adress
Mottagarens adress
Hoppa över en rad efter avsändarens adress och datum. Purdue University säger att du kan använda blockformat, modifierat blockformat eller semi-block format. För blockformat, anpassa all text till vänster. För ändrat blockformat, centrera datumet och behåll avsändarens adress och mottagarens adress vänster motiverad. För halvbladsformat, anpassa all text till vänster, centrera datumet och dra in varje stycke i kroppen. Alla format kräver enlinjeavstånd för varje sektion.
3.
Hoppa över en rad efter mottagarens adress och skriv "Kära". Ta inte med perioden.
4.
Lägg till den första mottagarens titel, följt av mottagarens efternamn, och lägg sedan till den andra mottagarens titel, följt av den andra mottagarens efternamn. Detta gäller endast om du adresserar två personer med separata titlar. Om du adresserar tre eller flera personer, eller två personer med samma titel, gruppmottagare enligt deras titel. Antag att du skulle ta itu med två kvinnor och två män. Skriv "Kära fru Jackson och Smith och Mses. Jones och Taylor. "Gruppmottagare i alfabetisk ordning.
5.
Lägg till en kolon efter den sista mottagaren. Hoppa över en rad och börja skriva brevets kropp.
tips
- Om du är osäker på personens titel kan du kontakta personen med för- och efternamn.
- Om du är osäker på personens kön, och titeln är könsspecifik, till exempel herr eller fru, använd personens för- och efternamn istället för att anta personens kön.