Hur man uppnår framgångsrik skriftlig kommunikation i en affärsmiljö

Effektiv kommunikation med anställda och kunder hjälper ett företag att fungera smidigt och göra en vinst. Bristen på effektiv kommunikation inom organisationen kan leda till missade eller missförstådda direktiv. Ineffektiv yttre kommunikation kan förmedla fel budskap till dina kunder, vilket gör kommunikationen kontraproduktiv. Honing dina affärskommunikation färdigheter kräver arbete, men en gång uppnått kommer att göra dig en tillgång för din organisation.

Skriva effektiv företags kommunikation

1.

Undvik företagsjargong i skriftlig kommunikation. Varje bransch har "buzz words", men med globaliseringen av verksamheten, översätter dessa ord inte alltid effektivt. Håll meddelandet enkelt och undvik att använda branschspecifika ord om du inte är säker på att de är universellt förstådda.

2.

Kom till saken. I dagens arbetsvärld har människor många krav på sin tid. Använd inte tre stycken för att säga vad som kunde sägas i ett.

3.

Ge exempel att visa kommunikationspunkten. Exempel målar en bild för läsaren som förtydligar den punkt du försöker förmedla.

4.

Skriv som du pratar. Tänk på att skriva affärskommunikation med samma stämning som att ha en konversation med en chef eller kollega. Företagskommunikation behöver inte vara stilt eller alltför formell. Tänk dig att ha diskussionen personligen och förmedla det i kommunikationen.

5.

Skriv till din avsedda läsare. Företagskommunikation är inte dags att visa upp ditt omfattande vokabulär. Om du skickar läsaren till ordlistan kommer du inte att hålla hans uppmärksamhet och din kommunikationspunkt kommer att gå vilse.

Tips

• Om det är möjligt, skriv meddelandet och låt det sitta i minst några timmar innan du skickar det. När du återvänder kommunikationen kommer du att kunna närma den med friska ögon och hitta sätt att förbättra det.

Varning

• Om kommunikationen är skriven medan du är upprörd eller arg, vänta tills du har lugnat dig för att skicka den. Saker som skrivs i ilska är ofta anklagande eller bär en fördömande ton och du kan oavsiktligt bränna broar.