Affärsetikett för att svara på e-post och e-post

Att upprätthålla höga krav på företagskommunikation är ett tecken på professionalism. Dåligt strukturerat och otrevligt svar - oavsett om det är via e-post eller posta - gör kunderna oförskämda och undervärderade och kan potentiellt leda till förlorad verksamhet. Följaktligen är det viktigt att följa korrekt etikett för att svara på e-post och e-post är en viktig del av kommunikationsstrategin för alla småföretag.

E-post - svara inom 24 timmar

Att svara på ett mail inom 24 timmar är bra etikett. Att reagera tidigare är bättre eftersom kunderna kommer att vara säkra på att deras oro hörs och deras behov åtgärdas.

Om en kunds oro är negativ eller kraftfull, kan ett telefonsamtal vara ett mer lämpligt svar än ett returmeddelande. Ett samtal innebär att du anser att frågan är för viktig för ett elektroniskt svar. Att bara höra en mänsklig röst kan hjälpa kunder att känna sig respekterade.

Postbrev - svara inom fem dagar

Fem arbetsdagar är det normala affärsbrevets svarstid. Post kan ta två till tre dagar eller längre för att nå till och med en lokal kund. Ett ytterligare försenat mailsvar kan indikera för en kund att ditt företag är ointressant i sin verksamhet, eller värre, oprofessionellt och slarvigt. Återigen, om ett klientbrev uttrycker fientlighet eller hotar att avbryta affärsrelationen, är ett telefonsamtal eller personligt besök det bästa svaret.

E-post - Ämnesrad

Använd en lämplig rubrik i ämnesraden för e-post. En rubrik som är specifik för kundens bekymmer låter honom veta att du har skapat ett individuellt svar istället för att skicka en blankett. Till exempel fungerar rubriken "svarstidsproblem" bättre än "dina senaste bekymmer".

E-post eller brevinnehåll

Öppna brevet eller e-postmeddelandet med tack, till exempel "Tack för din senaste korrespondens angående ...." Detta låter en kund veta att du läser sin anteckning och sätter scenen för ett motiverat svar. Det ger också tacksamhet att kunden tog sig tid att skriva till ditt företag.

Därefter får du rakt på den punkten, adresserar kundens oro direkt och kortfattat. Ge någon förklaring till varför kunden stötte på ett problem, men håll det kortfattat. Stäng brevet genom att tacka kunden för hans verksamhet och tillhandahålla ett telefonnummer eller en e-postadress till vilken han kan vidarebefordra ytterligare problem.

Stil och grammatik

Brevets ton bör motsvara beskaffenheten av det aktuella problemet. Om en kund skrev för att uttrycka sin stora tillfredsställelse är ett vänligt, entusiastiskt svar i ordning. Om klientkommunikationen i stället hade en negativ ton bör svaret vara affärsmässigt men artigt och borde bjuda in ytterligare kommunikation för att säkerställa att frågor är fullt åtgärdade.

Korrekt grammatik och stavning är de rigueur, oavsett om du svarar via mail eller email. Ett brev eller ett meddelande med felstavningar gör att du ser inkompetent ut och kan uppmuntra en kund eller kund att ta sitt företag på annat håll.