Bankregler för ideella organisationer

Nonprofits behöver bankkonton för att samla inkomster som används för att flytta ideell uppdrag framåt. En ideell organisation är ett företag med status som "befriad organisation" av Internal Revenue Service. Banker följer vanligtvis samma regler för att öppna och behålla konton som de gör med vinstdrivande organisationer med vissa variationer. Enskilda banker och enskilda ideella organisationer kan ha egna regler och regler för ökad säkerhet.

Mottagare Ägare Regel

Det finansiella brottsbekämpningsnätet innehåller regler som hjälper till att förhindra penningtvätt och andra finansiella brott. En sådan FinCEN-regel är "beneficiary owner" -regeln som kräver att bankerna ska validera att ägaren till ett nytt konto är en riktig person eller enhet. Nonprofits är befriade från denna regel, även om bankerna fortfarande är skyldiga att "känna din kund" och göra rätt due diligence för att förhindra finansiella brott.

Även om detta inte är en regel som de flesta ideella organisationer behöver ta hand om, följer banken regler och kan eventuellt flagga konton där det finns oro över ägande och avsikt. Nonprofits kan upprätta interna protokoll för att säkerställa att förändringar i ideella nyckelpersoner hanteras på ett sätt som förhindrar en bankflagga. Ett exempel protokoll är att hålla minst två officerers namn på kontot hela tiden men inte tillåta att båda ändras under samma år. På så sätt finns det alltid konsistens.

Öppna konto

Kontrollera med din specifika bank om deras interna krav för att öppna nya ideella konton. I åtminstone ta med inkorporeringspappersarbetet, IRS-skattidentifikationsnumret och IRS-bokstaven i undantaget status. De flesta banker vill också ha det sista mötesmötet och val av tjänstemän som undertecknad av sekreteraren. Sekreteraren bör vara närvarande när du öppnar kontot eller gör några ändringar. Vanligen kallas kassören och minst en annan officer som undertecknar på kontot.

Banken kanske inte kräver dubbla signaturer för kontroller, vilket innebär att två personer måste skriva en check eller checka över ett visst värde, säg $ 100. En ideell bör dock införliva detta i sina stadgar som standardpraxis för att skydda mot obehöriga transaktioner.

Det är klokt för ideella organisationer att skapa en policy där personen som hanterar pengarna inte är den som undertecknar kontrollerna. Om samma person gör båda, borde alltid två personer räkna och verifiera insättningar.

Mötesminuter bör återspegla godkännande för stora utgifter eller vanliga budgetposter. Protokoll måste godkännas av styrelsen i ideell för validitet.

Fråga bankens företrädare om det finns några program tillgängliga för ideella organisationer. Vissa banker avstår månatliga avgifter för välgörenhetsorganisationer.

Rapportering av kontantbetalningar

Banker följer en kontantbetalningsregel som IRS har infört för FinCEN som en del av penningtvättövervakning och antiterroriståtgärder. Regeln anger att varje enskild transaktion eller två eller flera relaterade transaktioner som motsvarar mer än 10 000 dollar i kontanter måste rapporteras. Banken fyller i IRS-formulär 8300, Betalning av kontantbetalningar över 10 000 dollar som erhållits i en handel eller verksamhet. Det här är inte bara för ideella organisationer, men ideella organisationer måste förstå att stora fundraisers där stora pengar och checkar insättningar görs under några dagar kommer att utlösa rapporten.

För det mesta är rapporten inlämnad som en godartad handling. Om det emellertid av någon anledning flaggar företaget är det absolut nödvändigt att ideella organisationer har exceptionell bokföring och noggranna protokoll för händelser och insamlingsaktiviteter. Underlåtenhet att följa IRS-förfrågningar kan leda till återkallande av ideell status.