Aktiviteter för multitasking på arbetsplatsen

I det moderna kontoret räcker det inte med att göra en sak i taget. Kraven på den moderna arbetsplatsen kräver ofta att en enskild medarbetare arbetar med flera olika uppgifter, från att reagera på brådskande e-postmeddelanden och direktmeddelanden för att delta i ett virtuellt möte eller bygga en komplicerad databas. Att lära sig multitask innebär att medarbetaren kan jonglera flera olika uppgifter samtidigt, utan att förlora den stora bilden.

Direktmeddelande

Standard e-post ger ett snabbt sätt att kommunicera, men ibland är det inte tillräckligt snabbt. Instant messaging och chattprogram möjliggör verkligen snabb kommunikation mellan handledare, medarbetare och kollegor. Effektiva multitaskare kan hålla ögonen på nya brådskande meddelanden medan de fortfarande gör sina dagliga uppgifter. Exempelvis kan en revisor vara svårt att arbeta på ett budgetkalkylblad, men kan fortfarande se ett nytt snabbmeddelandevindu som rör sig över skärmen.

E-post

E-post är en viktig del av näringslivet, och förmågan att hålla på med inkommande meddelanden medan du gör andra saker är en kritisk färdighet. Många framgångsrika multitaskers håller sina e-postprogram öppna i ett litet fönster på sina skrivbord medan de arbetar med sina andra projekt. Det gör det möjligt för dem att omedelbart se när de har ett nytt meddelande. När det nya meddelandet kommer in kan de helt enkelt skanna det för att bedöma dess betydelse, ta itu med det akuta problemet eller återvända till vad de hade gjort.

Dokumentförberedelse

Möjligheten att skriva brev, utforma frågor och bygga kalkylblad är viktigt i dagens upptagna kontorsmiljö. Effektiv multitasking kan innebära att du måste göra allt det medan du tittar på din e-postlåda och meddelanden om snabbmeddelanden. Du kan till exempel behöva gå tillbaka från att skapa en ny fråga på din databas medan du hanterar ett brådskande direktmeddelande eller e-post från en handledare eller kollega. Många kontorsarbetare håller flera fönster öppna på sina skärmar för att tillåta dem att övervaka inkommande e-postmeddelanden utan att ta tid eller uppmärksamhet bort från de dokument som de förbereder.

Konferenssamtal

Ofta utförs affärsmöten inte som ansikte mot ansikte möten, utan som konferenssamtal istället. Detta gör det möjligt för företag att spara pengar på flyg och andra resekostnader, och det gör det också möjligt för deltagarna att multitaska när de deltar i de virtuella mötena. Deltagare i ett konferenssamtal kan tillbringa tiden mellan presentationer och diskussioner som svarar på e-postmeddelanden, fälthantering direktmeddelanden, anteckningar eller sökning på Internet för information relaterad till ämnet för mötet. Multitasking gör det möjligt för arbetstagarna att effektivisera sin tid utan att offra mötet eller missa viktiga detaljer om de projekt som de arbetar med.