5 steg till kommunikationsprocessen på arbetsplatsen
Som småföretagare kommer du förmodligen att spendera den bättre delen av varje dag kommunicera - kommunicera med dina anställda, kunder, potentiella kunder, leverantörer, vem som vet vem som helst. Så det verkar som en smart idé att uppdatera ditt minne om de fem stegen i kommunikationsprocessen, så att du kan skärpa dina färdigheter. Elektrotekniker Claude Elwood Shannon publicerade vad som har blivit kallat "moderen" av alla kommunikationsmodeller i en mattejournal 1948. Hans idéer lever vidare, blandas med några moderna utmaningar, som småföretagare ofta möter på arbetsplatsen.
Formulera en idé
För många företagare är det enklaste steget i femstegsprocessen att formulera en idé för ett meddelande, eftersom det finns en drivkraft. Meddelandet faller ofta under kategorin "goda nyheter" (" Jag ger dig en kampanj! ") Eller den inte så bra nyhetskategorin (" Din malcontentkund har lämnat ett annat klagomål .")
Utmaning för småföretagaren: När du har utnyttjat någons uppmärksamhet kan det vara frestande att även ta med andra saker till bordet. Men riskera inte att späda ut eller förvirra ditt budskap. hålla fast vid ett tema och håll fokuset helt och hållet ensamma.
Koda och utveckla meddelandet
"Encoding" är ett annat sätt att säga att konvertera eller översätta en idé till ett meddelande. Om du någonsin har tänkt, "Jag vet vad jag vill säga; Jag vet bara inte hur man säger det, "då är du förmodligen fast på kodningssteget. Det kan vara svårare än många småföretagare tror.
Utmaning för småföretagaren: Ta din tid med detta viktiga steg och, som författare ofta gör, "prata" dig igenom grova fläckar. Välj dina ord noggrant, välj tydliga, direkta ord och termer. Eschew retoriska frågor, som kan förvirra mottagaren av ditt meddelande.
Meddelande reser över ett medium
Först måste du bestämma vilket medium som passar bäst för ditt meddelande innan du skickar det. Den flesta kommunikationen sker över visuellt eller auditivt medium. Överväg ett ansikte mot ansikte för att vara en kombination av de två, vilket kan vara perfekt för dina ändamål, eftersom du kan förstärka dina ord med nonverbal signaler.
Utmaning för företagets ägare: Tänk på miljön där mediet bor. Det kan störa en korrekt avkodning av ditt meddelande. Om till exempel en miljö är alltför het, bullriga eller på annat sätt distraherande, ompröva ditt val.
Mottagare mottar och avkodar meddelande
Det råder ingen tvekan om att detta kan vara det mest otrygga steget i kommunikationsprocessen. Och om du väljer ett ansikte mot ansikte möte med en anställd eller kund, så kommer du sannolikt att inse det faktum det andra ser du en förvirringskonflikt över mottagarens ansikte.
Utmaning för småföretagaren: Kom ihåg att placera fokus där den hör hemma: om mottagarens tolkning av ditt meddelande. (Enkelt uttryckt, du hade din tur, nu är det hans.) Han kan ställa frågor som han försöker tolka, analysera och förstå budskap, men inte alltid. Ge honom lite tid att göra det.
Återkoppling från mottagare avslutar processen
Feedback är avgörande för femstegs kommunikationsprocessen eftersom det hjälper till att säkerställa att ett meddelande förstås ordentligt. I möten mot ansikte kan feedback ges omedelbart, vilket ger en fördel. En skriftlig kommunikation och svar (som i ett e-postmeddelande) kan föredras av småföretagare som hävdar tidens press. Men mellan potentialen för förseningar och missförstådda ord och betoning kan det undergräva en affärsägares bästa avsikter.
Utmaning för småföretagaren: Även om din mottagare nickar i överenskommelse - alltid ett gott tecken - ta extra steg för att be honom omformulera det till din fördel. Det här är en aktiv lyssningsförmåga, som är en förutsättning för att det kan mildra kommunikationsnedbrytningar. Det var inte tillverkade av Claude Elwood Shannon, men det är troligt att han skulle ha godkänt sin raka stil. Han visste, liksom någon, hur många hinder som helst kan störa kommunikationen "enkla" tvåvägsaktivitet.