Vad gör en dålig mötesdeltagare?

Ett möte kan vara en mycket produktiv händelse där beslut fattas och enighet uppnås. Eller det kan dra på timmar, fullborda lite förutom att prova allas tålamod. Fast ledarskap spelar en viktig roll i ett mötes framgång. Noggrann planering i förväg och kontroll över utbytet av idéer under mötet är avgörande. Men mycket beror också på deltagarnas samarbete. Medan bra mötesdeltagare kan göra underverk för att förbättra din agenda, kan dåliga deltagare stoppa mötet i spåren. Lär dig att känna igen de svåra deltagarna så att du kan ta bort dem innan de sparar ditt nästa möte.

Brist på beredning

Produktiva möten börjar ofta i förväg, med fördelning av en agenda som tilldelar roller till deltagarna. De personer som planerar mötet kan be deltagarna att bekanta sig med ett problem, få en lösning på ett visst problem, eller slutföra en uppgift och rapportera om resultaten. Deltagare som misslyckas med att följa igenom kommer att göra mötet mindre produktivt, i bästa fall. I värsta fall kan de skapa flaskhalsar som håller mötet från att uppnå sitt syfte.

Straying från dagordningen

Möten bör fokuseras och påpekas, så all diskussion stöder agendan och flyttar gruppen mot att mötets mål uppnås. En dålig deltagare erbjuder kommentarer och frågor som avviker från dagordningen till irrelevanta ämnen. Sådana individer tvingar mötesledaren att ständigt växla växlar. Resultatet är ofta ett oproduktivt möte där ledaren spenderar mindre tid efter agendan än att påminna deltagarna om dagordningens avsikt.

Bära på sidokonversationer

Deltagare som initierar sidokonferenser visar sig distraherande inte bara för de människor de direkt engagerar sig, men för alla som hör eller ser viskningen. Det är ofta möjligt att undvika denna situation genom att be deltagarna bara tala när de är erkända och samla självständigt efter mötet att följa upp med kollegor med vilka de arbetar.

Telefon eller bärbar dator

Dåliga mötesdeltagare kontrollerar e-post, röstbrevlåda och annan elektronisk kommunikation under möten. Förutom elakhet och potential för distraktion orsakad av en deltagares ouppmärksamhet är det också möjligt - och till och med troligt - att den enskilde kommer att sakna viktig information. Deltagare som måste vara nåbara under mötena bör instrueras att hålla sina telefoner osynliga och lämna rummet tyst om ett viktigt samtal kommer in. Att lämna rummet för att svara på ett meddelande kommer sannolikt att avskräcka deltagarna från att reagera onödigt.

Brist på lämplig feedback

Mötesdeltagare bör ge feedback vid lämplig tidpunkt. Dåliga deltagare beklagar sin missnöje på olämpliga sätt, till exempel genom kommentarer till andra deltagare eller i klagomål efter möte till medarbetare. Medarbetare bör ha ett uttag för konstruktiv kritik, vare sig genom en kommentar eller ett svar och svar innan mötet avbryts eller genom uppföljning med en mötesledare eller ledande medarbetare.