Vad är det viktigaste elementet i en analys av behov?

En behovsanalys eller behovsbedömning kan genomföras på mer än ett sätt, men alla dessa sätt delar en gemensam punkt: Organisationer gör en behovsanalys för att bestämma hur man bäst ska utnyttja begränsade resurser så att de kan förbättra processer utan att slösa bort pengar eller tid. Det viktigaste inslaget i en behovsanalys är att bestämma vilka behov som har högsta prioritet.

Behovsanalysen

En av de enklaste ramarna för en behovsanalys är den trestegs omfattande behovsbedömningen som används av Förenta staternas utbildningsdepartement. Denna metod definierar ett "behov" som skillnaden mellan hur saker och ting är och hur de borde vara. Det första steget i processen är att bestämma fakta om den aktuella situationen och identifiera områden för potentiell förbättring. Det andra steget är att identifiera behov genom att samla information. Den tredje etappen är att definiera behoven och göra en plan för att ta itu med dem. Ett företag kan till exempel dra slutsatsen att leveranserna för närvarande tar fem dagar i genomsnitt - en takt som kanske inte är konkurrenskraftig. Om forskning visar att konkurrenterna är genomsnittliga leveranser på tre dagar, är det skillnaden mellan hur saker och ting är och hur de ska vara. Företaget behöver sänka leveranstiderna med minst två dagar för att förbli konkurrenskraftiga.

Flera behov

En behovsanalys kommer sällan att avslöja ett enda behov. I den verkliga världen har flera intressenter flera behov. Några av dessa behov kommer att avgöra mer mycket än andra. Exempelvis kan en ideell organisation som försöker minska drickrätterna för barn få råd med ungdomar att ta reda på vad deras behov är, men organisationen är osannolikt att bedöma behovet av personer i denna demografiska för socialisering och underhållning som är nästan lika hög som behovet av att minska drunken kördödsfall. Ett företag med flera avdelningar och projekt kan upptäcka att varje grupp i organisationen har sina egna behov och prioriteringar. Det kommer ofta vara omöjligt att tillgodose alla behov lika, så behovetsanalysen måste identifiera vilka behov som har högsta prioritet när det inte är omedelbart uppenbart.

Konsekvens och kritik

Den primära faktorn som bestämmer prioritet för ett behov är hur kritisk konsekvenserna kommer att bli om behovet inte uppfylls. Om ett företag försöker minska leveranstiderna med två dagar för att förbli konkurrenskraftiga, kan konsekvensen av att det inte går att förlusta alla kunder till effektivare konkurrenter. En en skala från en till fem, förlora alla kunder skulle säkert räkna med en fem. Om chefen för fraktavdelningen hellre vill sluta ändra de processer som han är bekant med, är det också en följd att förlora en erfaren fraktchef. Men i jämförelse med att förlora alla kunder kan denna konsekvens bara räkna med två av fem. Förbättring av leveranstider är det högre prioritetsbehovet.

Korrigeringsproblem

Den slutliga bestämningen av vilka behov som har högsta prioritet är hur svårt det är att rätta till problemet. Om två behöver både betygsätta tre av fem, men man kan åtgärdas med en enkel processförändring medan den andra endast kan lösas genom att köpa en dyr ny utrustning, kan behovet som kan hanteras snabbt och enkelt ha högre prioritet. För att få ut mesta möjliga behovsanalys är noll in på vad som är mest kritiskt och åtgärda det som kan lösas lättast innan du försöker hantera någonting svårare.