Vad är de administrativa assistenternas och HR-assistenternas huvuduppgifter?

Administrativa och personalassistenter stöder arbetet på kontorsavdelningar och i vissa fall specifika chefer eller chefer. Ibland kallas sekreterare, assistenter utövar klientuppgifter, till exempel underlättande av kommunikation, registrering och inställning av möten, men ansvaret för en administrativ assistent kan variera väsentligt beroende på branschen där han arbetar. Personalassistenter är ofta mer standardiserade, men det finns fortfarande gott om utrymme för utrymme, beroende på avdelningens prioriteringar och resurser.

Underlätta företagskommunikation

Båda typerna av assistenter spelar ofta en viktig roll i en avdelningens kommunikation. En assistent kan utarbeta och skicka ut e-post på uppdrag av avdelningshantering, hantera korrespondens som skickas till en avdelningsadress, och fungera som en förbindelse mellan avdelningschef och andra anställda, kunder eller framtidsutsikter. Assistenter är ofta ansvariga för att öppna, läsa och styra post som kommer till kontoret och är inte riktat till en viss person.

En assistent kan också bli ombedd att skriva och uppdatera en avdelnings eller företagsblogg som antingen delas internt eller görs tillgänglig för allmänheten. HR-assistenter kan i synnerhet vara ansvariga för övervakning och uppdatering av interna företagsdokument, till exempel anställningshandböcker och semesterdagmeddelanden eller utstationering av hälso- och säkerhetsinformation på en anställdas anslagstavla.

Skapa och behålla poster

Administrativa och HR-assistenter spelar ofta en viktig roll för att skapa och behålla kontorsrekord. HR-assistenter är ofta ansvariga för att samla och organisera arbetstagararbete, t.ex. arbetsansökningar, anställningsavtal och förmåner. Administrativa assistenter hanterar både hårddisk och digitala register genom att hålla dem organiserade och lätt återhämtningsbara.

Begränsade bokföringsuppgifter

I vissa fall kan en assistent ta ansvar för begränsade bokföringsuppgifter, till exempel att behålla ett kalkylblad för en avdelningsbudget. Assistenten kan också vara ansvarig för att lämna in kontrollförfrågningar och fakturor till bokföringsavdelningen, samt att hantera ansvarskostnadskontoförfrågningar.

Genomförande och rapportering om forskning

Assistenter är ofta skyldiga att slutföra forskningsprojekt och sedan organisera, rapportera om och behålla all information som samlats in. Exempel på vilka forskningsprojekt som en assistent kan åta sig och hantera är:

• Information om större konkurrenter

• Relevanta branschlagar och förordningar
• Kontaktinformation för professionella föreningar
• Detaljer om stora kunder, som födelsedagar och årsdagar

HR-assistenter kan också undersöka potentiella anställningar, inklusive referens-, sociala medier och bakgrundskontroller. Både HR och administrativa assistenter kan också spendera tid på att söka jobbstyrelser och återuppta postningsplatser i hopp om att hitta kandidater till öppna positioner.

Ombordstigande nya anställda

Medan HR-assistenter ofta är mer involverade i ombordstigning och offboarding av anställda än administrativa assistenter, kommer båda sannolikt att vara inblandade i att välkomna nya anställningar och hjälpa arbetare som lämnar företaget. Till exempel kan HR-assistenter vara ansvariga för att ge en ny medarbetare information om förmåner och kontorspolicyer. HR-assistenten kommer också att arbeta med den nya hyra för att slutföra det nödvändiga pappersarbetet för att kvalificera sig för och få ersättningar, till exempel försäkring.

Administrativa assistenter kan å andra sidan ta ansvar för att introducera en ny anställd till sina nya medarbetare, visa henne runt kontoret och få henne snabbt på platsen för interna filer och register. Administrativ assistent kan också fungera som ett samband mellan den nya hyra- och IT-avdelningen, få henne att sätta upp en dator och e-postadress.

Bistå med avgång av anställda

Vid arbetstagarens avgång kan HR-assistenten genomföra en utgående intervju, ge information om avslutande förmåner eller utvidga dem genom program som COBRA, och i vissa fall övervaka arbetstagaren när han rensar ut sitt skrivbord. En administrativ assistent kan meddela avgång till IT och byggsäkerhet så att den tidigare medarbetarens e-post stängs av och byggnadskortet inaktiveras.

Annat stödjande arbete

Övriga uppgifter som utförs av assistenter beror till stor del på behoven hos en viss verksamhet, avdelning eller assistentens överordnade. Övriga ansvarsområden kan innefatta:

• Bokning reser för avdelningen personal, jobb kandidater eller utanför besökare

• Genomföra inledande telefonintervjuer med arbetskandidater
• Koordinerande avdelningens speciella evenemang, som semesterpartier
• Beställning av kontorsmaterial