Vad är acceptabla betalningssätt för löneavgift?

Enligt lagen om rättvis arbetsstandard kan en lilla arbetsgivare betala löner i kontanter eller ett förhandlingsbart instrument som kan betalas på begäran, till exempel check eller direkt deposition. Den statliga arbetsavdelningen förvaltar statens löne- och timelagar, som inkluderar acceptabla betalningssätt för löneavgifter. Statlig lagstiftning kan vara mer specifik än federal lag och kan innefatta möjligheten att betala med betalkort.

Kontrollera

Om du betalar dina anställda med check måste betalningen vara tillgänglig på begäran. Om betalningen vägras och orsaken kan tillskrivas dig, har arbetstagaren inte betalats. Detta kan till exempel inträffa om du inte har tillräckligt med pengar på ditt företags bankkonto. Även om du gav arbetstagaren sin check med lönedag, om betalningen vägras, tekniskt har hon inte betalats. Du får hand skriva skrivavgifter Men för ett professionellt utseende, använd löneprogramvara för att skapa dem.

Direkt insättning

Enligt federal lag kan du betala med direkt insättning, förutsatt att du ger dina anställda möjlighet att få betalning med check eller kontanter. Du måste också tillåta dina anställda att välja sina egna finansinstitut om de väljer direkt insättning. På statsnivå är direkta insättningslagar mycket specifika. Staten kan säga att du måste få en anställd skriftligt samtycke att betala henne genom direkt insättning. Det kan ha särskilda lagar om huruvida du kan göra direkt insättning obligatorisk. Dessutom kan du behöva erbjuda alternativa betalningar, till exempel kontanter, check eller lönekort, om en anställd inte vill ha en direkt insättning eller inte har ett bankkonto. För att möjliggöra direkt insättning måste du använda löneprogrammet, vilket genererar direkta insättningsbetalningsstubbar.

överväganden

Ett skriftligt betalningsinstrument inkluderar andra former av skriftliga betalningar utöver kontroll, såsom kassörens check eller postanvisning. Staten kan låta dig använda andra betalningsformer utöver de statligt uppdragna metoderna, förutsatt att arbetstagaren ger sitt skriftliga samtycke.

Kontanter

Kontanter är en acceptabel betalningsform, men du måste vara försiktig när du använder den. Skriftliga betalningsinstrument lämnar en automatisk pappersspår, men kontanter gör det inte. Du måste skapa ditt eget pappersspår för att visa att du betalat en anställd kontant. Gör en skriftlig redogörelse varje gång du betalar henne. Har henne underteckna uttalandet att bekräfta kvitto och göra en kopia för dina uppgifter. Se till att du följer de skatteregler som gäller för andra betalningsformer. Detta inkluderar att hålla federala och statliga skatter från kontantbetalningar och skicka dem till regeringen plus att ge kontantbetalade anställda årliga W-2s.

Kontokort

Lönekort betjänar anställda att göra inköp från återförsäljare och få pengar på bankautomater, upp till deras lönekostnadsbelopp. De är ett bekvämt sätt för anställda som inte har bankkonton för att få tillgång till sin hemlön. Beroende på företag från tredje part kan anställda ha möjlighet att erhålla sina löner utan kostnad, eller de kan behöva betala vissa återköpsavgifter. Programmet kan vara gratis för arbetsgivare. Oavsett om du kan betala dina anställda med betalkort beror på statslagen. Till exempel, i Texas, kan du betala med betalkort om arbetstagaren godkänner det skriftligt. Var försiktig med betalkort som resulterar i en avgift varje gång arbetstagaren använder den. Sådana avdrag kan orsaka problem enligt statlig lagstiftning.