En ledningschecklista för evenemangsfaciliteter

Den rätta platsen kan göra eller bryta en affärshändelse, oavsett om det är en social sammankomst, till exempel en festfest eller ett professionellt affärsmöte. Gruppens storlek, syfte för mötet och eventuella budgetbegränsningar är viktiga överväganden. När det är möjligt, genomföra en personlig turné på varje plats - och ta med dina checklista. Detta hjälper till att organisera turnén, säkerställer att prioriteringar är täckta och gör det enklare att jämföra skillnader mellan webbplatser.

Evenemangsdetaljer

Kriterierna för checklista beror på om händelsen har ett affärsfokus eller är en kombinationsaffär och en social händelse. Krav på ett seminarium eller branschmässa är till exempel avsevärt annorlunda än de som gäller för en anställningsuppskattnings middag. Av denna anledning reserverar du den första delen av din checklista för inspelning av händelseinformation. Inkludera ett föredraget datum eller upp till tre möjliga datumval, start- och sluttider, total budget, närvarouppskattning, beskrivning av händelsen och evenemangshanterarens namn och kontaktinformation.

Checklista Sektionskrav

Bygg din checklista enligt dina viktigaste evenemangskrav. Fokusera på prioriterade kategorier som egendom, mötesrum, ljudvisuella möjligheter och alternativ, mat och dryckesalternativ, anläggningspolitik och beräknade totala utgifter per produkt. Din fastighetschecklista avsnitt identifierar platsnamn, adress och deras försäljningsansvariga kontaktuppgifter, samt eventuell extra försäkring du kan behöva anta. Inkludera kriterier för att utvärdera parkering, vila rum och platsens entré eller lobbyområde. Skapa checklista efter kategori, inklusive kostnadsuppskattningar för saker som uthyrning och uppställning av rum och utrustning, menyalternativ och en kostnad per plåt för cateringtjänster, kopiering och faxtjänster samt en utvärdering av webbplatsens estetik.

Utvärderingsmetod

Utvärdera varje potentiell webbplats med ett konsekvent klassificeringssystem, oavsett om du använder ett system med 10 poäng från fattig till överlägsen eller ett mindre detaljerat fempunktssystem. Efter att ha turnerat webbplatsen, var noga med att betygsätta varje objekt på checklistan, få eventuella kostnadsberäkningar och lägg till några diverse noteringar eller allmänna observationer. Inspektera och utvärdera varje plats med hjälp av en identisk checklista och en identisk process innan man jämför platser med varandra.

Plats Jämförelser

Även om kostnaden är ett viktigt övervägande, särskilt för småföretag på en budget, bör valet av möteslokaler aldrig baseras uteslutande på kostnaden ensamma. En första recension kan begränsa möjliga val till de två eller tre alternativen. De med kostnadsuppskattningar som överstiger evenemangsbudgeten och de som har en överordnad låg rangordning är de första som elimineras. Därefter inskränker en andra jämförelse av kostnaderna mot antalet alternativ, tjänster, platsen för lokalen och eventuella mötesspecifika restriktioner ytterligare val till ditt slutliga val.