Betydelsen av att utveckla en projektplan

Som företagsägare kommer du att springa över en ny idé eller teknik som exciterar dig. Spänning kan leda dig att driva för omedelbart genomförande, särskilt om du vill kapitalisera på en het trend. Även med tidskänsliga idéer bör du inte ignorera projektplaneringsfasen. Rush implementering leder ofta till onödiga finansiella kostnader och bortkastade manstimmar.

Verklighetskontroll

En projektplan fungerar från början som en fast verklighetskontroll. Till exempel kanske du vill ändra operativsystem på varje dator i ditt företag, eftersom växeln kommer att ge bättre programintegration. Om verksamheten rusar in i omkopplaren kan du upptäcka högre än förväntade licensavgifter eller krypterad dataöverföring mellan datorer som kör olika operativsystem. Projektplanering kommer att varna dig till problem som total kostnad och potentiella fallgropar innan du begår verksamheten.

schemaläggning

En projektplan bör innehålla ett ganska noggrant projektschema. I det här schemat kan du förstå det verkliga engagemanget för ett projekt. Om du förväntar dig att projektet är färdigt inom två månader och projektgruppen levererar ett schema som kräver minst fyra månader, kan du behöva ompröva om du vill gå vidare. Å andra sidan, om laget levererar ett sexveckors schema, kan du besluta att starta projektet omedelbart.

Resurskrav

Projekt kallar vanligtvis ekonomiska, materiella och mänskliga resurser. I de flesta fall kokar ekonomiska och materiella resurser på ett enkelt ja eller nej. Antingen kan företaget tillhandahålla resurserna eller företaget kan inte leverera dem. Mänskliga resurser utgör ett mer komplext problem. Även lämpligt bemannade projektteam behöver ofta låna mänskliga resurser under hela projektets gång. Att låna dessa personalresurser kan sätta tillbaka andra projekt eller kräva att du anställer extra personal under perioder av tid. Att förstå dessa resursbehov ger dig bättre möjligheter att fatta ett slutgiltigt beslut om när eller om du ska gå vidare.

Sammanhang

En projektplan håller alla spelare på samma sida. Utan en projektplan på plats kan projektgruppsledamöterna missförstå de övergripande målen för projektet. Detta kan leda till att de köper olämplig utrustning, hyr onödiga konsulter eller levererar en värdelös slutprodukt. Frånvaron av en tydlig projektplan ger dig också möjlighet att inte förstå dina anställdas aktiviteter. Med planen på plats är alla fortfarande tydliga på målen och den förväntade vägen till målen. Medarbetare kan identifiera vad de jobbar med och varför, medan du kan referera till planen för att mäta framsteg.

Rekommenderas