Så här spårar du en kundserviceförfrågan

Som småföretagare är dina kunder kärnan i ditt företag. Utan dem är framgång oföränderlig. När dina kunder gör en förfrågan förväntar de sig att de ska uppfylla det så bra som möjligt. Tjänsteförfrågningar kommer i olika former, till exempel att köpa materiella saker, att komma till rätta med dig för att utföra en tjänst eller att göra ett klagomål om dina produkter eller tjänster. För att hjälpa dina kunder med effektiv service, utveckla ett system som låter dig spåra deras förfrågningar.

1.

Skapa enskilda filer på din dators hårddisk för var och en av dina kunder. Gör till exempel en mapp på din C-enhet och märk den "Aktuella serviceförfrågningar." I den här mappen skapar du filer för var och en av dina kunder och märker dem med respektive kundnamn. Gör en annan mapp på C-enheten och märk den "Closed Service Requests." Skapa enskilda filer för var och en av dina kunder i mappen "Closed".

2.

Utveckla en mall för serviceförfrågan via ett kalkylblad eller ett ordbehandlingsprogram. Skriv "Service Request" i fetstil, centrerad över hela sidan. Ett par utrymmen ner till vänster om sidan inkluderar ditt företags namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Placera kundens data till höger. Detta inkluderar kundnamn, adress, telefonnummer och e-postadress.

3.

Gör de nödvändiga kolumnerna under rubriken och ange rubriker som avser tjänsteförfrågan. Exempelvis kan rubriker läsa: "Förfrågningsdatum", "Förfrågan gjord av" och "Beskrivning." Skapa gott om plats för kolumnen "Beskrivning" så detaljerad information kan anges efter behov.

4.

Rita en "Kommentarer" rutan längst ner på sidan, till vänster. I "Kommentarer" anger du ytterligare information om förfrågan, till exempel hur den ska hanteras och beräknad tidslinje. Nedan till höger på sidan skriver du en rad och skriver "Accepted By" under den för den person som tar begäran om att skriv hans namn. Under den linjen skriver du en annan rad och skriver "Slutdatum."

5.

Spara önskan i mappen "Aktuella serviceförfrågningar" under lämpligt filnamn. När begäran är hanterad, kontakta kunden för att se om hon är nöjd. Ange i så fall det slutförda datumet på serviceförfrågan och spara dokumentet under mappen "Slutna Service Requests" i respektive fil. För säkerhetskopiering och för att öka tillförlitligheten i ditt arkivsystem, skapa två hårddiskmappar, en för "Aktuella serviceförfrågningar" och den andra för "Avslutade serviceförfrågningar." Ordna varje pappersdokument i alfabetiskt format i respektive mapp.

tips

  • Uppdatera tjänsteförfrågan för att visa alla kontakter som inträffar hos kunden innan du fyller i det.
  • Gör förfrågan så detaljerad som möjligt så att du enkelt kan upptäcka problemet för hand och arbeta för att lösa det. Detta är också till nytta när du löser kundkonflikter. Att ha riktiga anteckningar bidrar till att rensa missförstånd och förhindra missförstånd.
  • Om du har en stor kundbas, överväga att köpa servicehanteringsprogramvara för att öka supporteffektiviteten. Med utgångspunkt i inmatade data kan du hantera och spåra förfrågningar, scheman och status.

Rekommenderas