Så här övervakar du e-posttrafik

E-post är en viktig del av ett företags kommunikationsstrategi, och som sådant bör behandlas som en viktig affärstillgång. Samtidigt betraktar medarbetare e-post som inte bara ett arbetsverktyg, utan ett verktyg för sin egen personliga kommunikation. Eftersom anställda använder företags e-post för personlig kommunikation kan de utsätta ditt företag för malwareattacker eller juridiska skulder utan att förstå det. Ett sätt att skydda ditt företag är att övervaka och filtrera e-posttrafiken i ditt nätverk.

1.

Konsultera ditt privatlivs lagstiftning för att säkerställa att du överensstämmer med övervakningen av medarbetarnas e-posttrafik. Medan de flesta stater erkänner en arbetsgivares rätt att övervaka nätverkstrafik och e-postinnehåll, kan vissa stater skydda en anställdas rättigheter över en arbetsgivares rättigheter. Efter att ha verifierat att det är lagligt i ditt tillstånd att övervaka medarbetarnas e-postaktivitet, utveckla en formell e-postpolicy och utbilda dina anställda om innehållet och orsaken till existensen. Detta ger dem rättvisa varningar och tid att anpassa sina åtgärder för att överensstämma med din nya policy.

2.

Välj och implementera ett e-postövervakningspaket på din e-postserver, enskilda datorer eller båda. Det finns en hel del prisvärda övervakningspaket tillgängliga som inkluderar e-postövervakning som en funktion. De flesta tillåter dig att övervaka inkommande och utgående trafik, samt skicka varningar baserat på konfigurerade utlösare.

3.

Konfigurera bildskärmen för att få karantän misstänkt inkommande spam för att hämta giltiga e-postmeddelanden. Övervakningspaket blir inte alltid rätt. Ibland låter de spam och ibland flyttar de giltiga e-postmeddelanden till en innehavsfil. Sök i karantänfilen om du inte får ett viktigt e-postmeddelande som du förväntar dig och lägg till en regel i din e-postmätare så att e-post från den här adressen kan gå igenom.

4.

Granska övervakarens loggar regelbundet eller kör automatiska skanningar mot loggarna. Många gånger kan du fånga saker som skärmen inte flaggade som ett problem på grund av brister i programvaran eller dina anställdas åtgärder. Till exempel, om en anställd skickar kontouppgifter på ditt 12-siffriga kundkontonummer och bryter det i fyra tre siffror, kan din monitor inte fånga det, men dina ögon ska. Diligence krävs för att skydda ditt företag.

Rekommenderas