Hur man hanterar Office Stationery
Ditt kontorsmaterial är en viktig del av din professionella varumärke och bild. Det är viktigt att kontrollera användningen av ditt brevpapper, inte bara för att hålla kostnaderna i kontroll och visa miljöansvar, utan också att minska risken för eventuella missförstånd som kan uppstå på grund av obehörig användning av företagets namn och logotyp.
Lättillgängligt kontorsmaterial
Eftersom så mycket affärer nu görs online, används fysiskt papperspapper inte så ofta som det en gång hade varit. Fortfarande hanteras fortfarande många affärstransaktioner med hjälp av tryckta dokument, så det är viktigt att ha tillgång till brevpapper. Här är de olika komponenterna i ett typiskt brevpapper "garderob":
- Brevpapper: Brevpapper är brevpapper med ditt företags namn och logotyp tryckt på toppen. I vissa fall kanske du vill att dina chefer och chefer ska ha personliga brevpapper som också innehåller namn och titlar. Brevpapper används för de flesta formella affärskommunikationer, samt för avtal och till och med kontrakt.
- Memo pads: Eftersom många människor nu tar anteckningar på sina datorer eller tabletter, används inte memo pads med företagslogotypen så ofta som de en gång hade varit. Fortfarande, vissa kontor tycker om att hålla dem kvar för intern och informell användning av anställda.
- Sticky notes: Sticky notes har ett överflöd av användningsområden på arbetsplatsen, inklusive kommunikation mellan anställda, och för att ge ytterligare hälsningar och information i mailad korrespondens.
- Visitkort: Av alla de olika typerna av brevpapper är visitkort fortfarande det vanligaste. Varje anställd ska få tillgång till visitkort som en del av ombordstigningsprocessen.
- Kuvert: Ditt brevpapper ska innehålla kuvert i olika storlekar, alla tryckta med ditt företags namn, adress och logotyp.
- Etiketter: Större adressetiketter med ditt företags namn och logotyp kan fästas på större lådor och kuvert.
Utbilda dina anställda
Förhoppningsvis kommer du att kunna anställa arbetstagare som förstår vikten av att bevara företagets brevpapper i att bara använda det vid behov. Du kanske måste vara proaktiv när du kommunicerar med denna aspekt av professionell affärsverksamhet. Här är några idéer för att kommunicera behovet av ansvarsfullt brevpapperstillverkning till dina anställda:
- Förbättra sparsamhet och hållbarhet: Skrivbordsunderlägg kostar inte bara dina affärer pengar, men det är tryckt på papper. Onödigt använder avfall pengar och är miljömässigt oansvarigt.
- Avskräcka personligt bruk: Anställda ska inte använda affärskortvaror, inklusive anteckningsblock, visitkort och kuvert, för personlig kommunikation. Det här är inte bara tekniskt en stöld av företagsresurser, men det kan också leda till förvirring om arbetstagaren använder den stationära i samband med en sidoaffär eller anslutning till en annan organisation.
- Uppmuntra elektronisk kommunikation: Ge varje medarbetare en grafisk fil av din företagslogotyp samt en Word-dokumentmall som de kan använda för att generera professionell elektronisk korrespondens.
Tips
Upprätta en offboard-policy som kräver att alla avgående anställda byter ut alla brevpapper, inklusive visitkort, i deras besittning.
Utnämna en gatekeeper
Förhoppningsvis, att vara proaktiv och uppmuntrande ansvarsfull användning av brevpapper och andra förnödenheter kommer att hålla användningen av dessa objekt i kontroll. Om dina uppgifter visar att anställda eventuellt överanvändning av dessa saker kan du dock behöva utse en gatekeeper för att hantera distribution och användning. Om du har en kontorschef kan han vara det bästa valet att behålla dina varor. Om du inte har en kontorchef överväga att be en högre administrativ assistent att ta på sig denna roll.
Köp alternativa tillbehör
För att minska kostnaderna, ge dina arbetstagare alternativ till skräddarsydda brevpapper:
- Vanligt brevpapper: Ange vanliga kuvert, anteckningar och anteckningar för användning på kontoret.
- USPS och leveransserviceemballage: USAs posttjänst samt kommersiella leveransföretag, som UPS eller FedEx, tillhandahåller fria förpackningsmaterial för vissa leveransklasser. Använd dessa fria material istället för anpassade lådor och stora kuvert med etiketter som skrivs ut med din logotyp för identifiering och branding.
- Interoffice-kommunikationskuvert: När du behöver sända pappersdokument via ditt kontor, använd ett interoffice eller interdepartmentalt kuvert. Dessa kuvert är gjorda av robusta material och har blankor där du kan ange namnet på den person som behöver granska dokumenten. De är ett sparsamt och privat sätt att hantera dokument på arbetsplatsen.
Tips
Du kan skapa brevpapper på begäran i Word eller ett annat ordbehandlingsprogram. Använd rubriker och sidfot för att spara önskad text eller bilder som företagslogotyper och formatera dem i stilen för att matcha ditt skrivna brevpapper. Du kan spara hela konfigurationen som en mall som kan användas när du vill skriva ut en ny sida med brevpapper. Kom ihåg att ladda skrivaren med den papperstyp du föredrar.