Hur man gör ändringar i ett lönesystem

Alternativ för att göra ändringar i ett lönelsessystem, i stället för att ändra specifika delar, innefattar oftast att byta från en manuell till ett elektroniskt system, besluta att lägga ut lönostjänster eller lägga ut outsourcade lönelsetjänster som en intern operation. Oavsett situationen är vissa överväganden och förfaranden dock avgörande för en lyckad förändring.

Inledande överväganden

Innan du fattar ett slutgiltigt beslut om huruvida du ska ändra ett lönesystem, är det bäst att avgöra om en förändring ger god affärsförmåga. Varje lönesystem har fördelar och nackdelar, och gör en grundlig analys ett viktigt första steg. Ett litet företag som börjar med en handfull anställda och ett manuellt lönelsystem kan med tiden växa nog att den ökade noggrannheten och tidsbesparande funktioner som ett datoriserat lönelsystem kan ge är värt den finansiella investeringen. Ett företag som inte har resurserna eller kunskapen för att korrekt hantera lön kan bestämma att outsourcing lön är ett sätt att hjälpa verksamheten att undvika kostsamma misstag.

Timing är allt

En av de viktigaste aspekterna av att göra ändringar i ett lönesystem är timing. När det är möjligt är det enklaste och bästa sättet att göra förändringen i slutet av kvartalsrapportperioden - eller ännu bättre, i början av ett nytt räkenskapsår. Att göra en förändring i början av ett räkenskapsår kan inte bara vara enklare och bekvämare, men beroende på situationen kan det också minska sannolikheten för konverteringsfel. Till exempel kräver en halvårsomvandling från en manual till ett datoriserat system historisk finansiell information till det nya systemet manuellt. Datainmatningsfel har potential att väsentligt påverka W-2-rapportering, intäkter och avdrag och skattskyldighet för företagsägare.

Skapa en konverteringsplan

Att skapa en skriftlig plan som skisserar förändringsprocedurer och innehåller åtgärder för att övervaka processen är ett viktigt steg. Planen bör innehålla rutiner för att skapa det nya systemet och om nödvändigt skapa en säkerhetskopia av det gamla systemet och en tidsram för omvandlingen. Överväg att utveckla lösningar för potentiella problem eller problem som kan påverka konverteringsprocessen. När ändringen är klar ska planen innehålla åtgärder som att köra identiska rapporter från både det gamla och det nya systemet och jämföra resultaten för att verifiera att informationen i det nya systemet är korrekt.

Genomföra samtidigt löneförädling

Ange en tidsram som sträcker sig från några veckor till några månader, där verksamheten använder båda lönesystemen. Detta är nödvändigt både för att fortsätta verifiera riktigheten i det nya lönesystemet och också för att ge en händelse om det nya systemet misslyckas. Regelbundet kryssreferenslönedata under den här tiden och skapa revisionsspår för att spåra fel, om några inträffar, från ursprungsstället tillbaka till sin ursprungliga källa. När det nya systemet körs bra och konsekvent producerar exakta data, skapa en slutlig säkerhetskopia eller lagra pappersrekord som rör det gamla systemet innan du avbryter samtidig bearbetning.

Rekommenderas