Hur man gör ändringar i en anställdshandbok

Tracey Richardson i en artikel för Lean Enterprise Institute sa, "Ofta, för att vi fokuserar på resultat kommer vi bara till symptomnivån av problemet." Som en sjöman som navigerar över en obekant kust söker den kunniga personalresursen lokal kunskap för att komma till roten till behovet av förändringar - och att göra rätt förändringar - till en anställdshandbok. Du kan få mycket av den information du behöver från de som påverkas av förändringen, dock marginellt, genom att göra dem till en del av processen och den färdiga produkten.

1.

Definiera de ändringar som behövs. Ändringarna är avsedda att lösa ett problem. Detta innebär att problemet bryts ner till dess enklaste delar. Om till exempel en efterfrågad ändring i arbetstagarhandboken ligger till grund för en rad klagomål om överväldigande efterskärning eller köln, kan behovet av förändring inte vara så snitt och torkat som du tror.

2.

Mät omfattningen av problemet som är orsaken till förändringen genom att fråga experterna. I det här exemplet, kolla med personer som faktiskt jobbar i området. Vad som verkar vara ett miljöproblem kan vara ett personligt problem mellan två anställda. Om det behövs, fråga byggnadsingenjören om utrymme och potentiella ventilationsproblem eller företagsläkaren om parfymer som kan förvärra andras allergier.

3.

Sifta genom alternativa lösningar och informationen från dina go-to-experter. I fråga om tunga cologne eller aftershave, fråga vilka alternativ som finns tillgängliga.

Utveckla utkastet och publicera de slutliga ändringarna

1.

Utveckla ett utkast till förändringen. I vårt exempel kan det vara så enkelt som, "Bär inte tunga parfymer till jobbet."

2.

Skicka in utkastet till ändring till avdelningarna som bidrar till ansträngningarna för deras inmatning. När begäran om ändring är specifik, gör inga ändringar utöver omfattningen av begäran om ändringen.

3.

Efter att ändringarna har minskats till skrivande, fråga företagets advokat eller juridiska avdelning för att kommentera formuleringen endast. Att skriva handboken är ditt ansvar, inte deras. Den välskrivna handboken är en del av bolaget som skyddar företaget från frivolous påståenden om felaktighet. Förändringar som introducerar formuleringar som kan missuppfattas är anathema till en välskriven personals handbok.

4.

Skicka in den slutliga ändringen till de avdelningar som bidragit och kommenterade, med förklarande anmärkningar, om det behövs. En välskriven notering, som förklarar varför ändringarna är begränsade, kommer sannolikt att ta kanten av ett avdelningschefs besvikelse om det krävdes ändrade ändringar utan genomförande. Anteckningen tjänar också till att medföra snabbare individer ombord med den nya politiken.

5.

Meddela alla övervakare av ändringen med det snabbaste möjliga sättet. Publicera texten till ändringarna i medarbetarbulletinen, om sådan finns, och inkludera ändringarna i nästa utgåva av anställdshandboken.

6.

Övervaka genomförandet av de nya policyn i arbetstagarhandboken genom de olika handledarna.

Varning

• Håll dig kvar, oavsett vad dina resurser vill ha. Om de begär fler ändringar än vad som avses i de ursprungliga ändringarna, fråga dem om att lämna in förfrågningar om varje ändring de vill se, tillsammans med en anteckning om att ändringarna kommer att få samma hänsyn som originalet.