Hur man gör ett Excel-kalkylblad "Läs endast" för andra personer

Vanligtvis, om du delar ett Excel-kalkylblad med någon, kan personen fritt redigera kalkylbladet. I vissa fall kan du skicka någon ett kalkylblad med data, men du vill också se till att han inte av misstag eller avsiktligt redigerar den så att siffrorna förblir korrekta. Du kan göra detta genom att kalkylbladet endast läses i Excel eller du kan konvertera det från Excel till ett annat format, till exempel en PDF-fil eller till och med en webbplats. Liknande alternativ finns tillgängliga för andra vanliga kontorsprogram, inklusive Microsoft Word.

Excel och läs endast kalkylblad

Du kan få Excel att skapa ett kalkylblad i läsformat för andra, så att människor kan läsa innehållet men inte redigera dem, eller du kan tillämpa andra innehållsrestriktioner.

För att göra så klickar du på fliken "Arkiv" i bandmenyn och klickar sedan på "Info". Klicka sedan på "Skydda dokument" och välj ett av de presenterade alternativen. Genom att klicka på "Alltid öppna endast läsning" ser du till att dokumentet alltid öppnas, så att folk inte kan ändra det. Genom att klicka på "Begränsa åtkomst" kan du välja andra alternativ för att kontrollera om personer kan redigera eller skriva ut filen.

När du väl har valt de alternativ som du vill klickar du på "Ja, starta försvarsskydd " och väljer om du vill begränsa redigering och andra alternativ, till exempel utskrift till specifika Windows-användare eller Microsoft-konton eller om du vill kräva ett lösenord för att redigera filen. Tänk på att människor kan kopiera data från kalkylbladet till ett annat kalkylblad eller en fil och sedan redigera den om de vill göra det.

Skydda en arbetsbok eller arbetsblad

Använd Excel Protect- arbetsboken eller _protect-kalkylbladet feature_s för att ställa in fler granulära kontroller över ett kalkylblad eller bara över delar av kalkylbladet. En arbetsbok är ett annat namn för en Excel-kalkylarkfil, medan ett kalkylblad är en enskild flik med kalkylbladsdata i filen.

För att använda dessa funktioner klickar du på fliken "Arkiv" i bandmenyn och klickar sedan på "Info" och "Protect Workbook." Klicka på "Skydda nuvarande ark" för att begränsa redigering på det fönstret som öppnas för aktuellt ark eller "Skydda arbetsbokens struktur" för inställningar som gäller hela filen. Generellt måste du ange ett lösenord som måste anges för att göra ändringar i den här filen. Minns lösenordet eller lagra det på ett säkert ställe, till exempel i ett säkert lösenordshanteringsprogram.

Använd Word Read Only-funktioner

Microsoft Word och andra delar av Microsoft Office har liknande verktyg för att göra filer endast lästa eller på annat sätt begränsade.

Som i Excel klickar du på fliken "Arkiv" i bandmenyn. klicka på "Info" och klicka sedan på "Protect Document" för att begränsa vem som kan redigera ditt Word-dokument. Alternativen liknar Excel, och det finns också en "Begränsa redigering" -funktion som låter dig ange specifika redigeringstyper som är och är inte tillåtna. Du kan även begränsa formateringsstilar som kan användas i dokumentet.

När du väl har valt de begränsningar du vill ha klickar du på "Ja, starta försvarsskydd" och distribuerar dokumentet.

Konvertera till en PDF-fil

Ett annat sätt att skydda ett kalkylblad, ett Word-dokument eller någon annan fil är att skriva ut den som en PDF-fil.

Många program - inklusive Adobe Reader och de flesta moderna webbläsare - kan öppna PDF-filer, men programmen kan inte redigera PDF-filerna. Även om PDF-redigeringsprogrammet är allmänt tillgängligt, är det mindre troligt att någon av misstag kommer att redigera en PDF-fil än att göra oändliga ändringar medan man bläddrar genom ett kalkylblad eller ett Word-dokument.

För att skapa en PDF, använd utskriftsdialogrutan på en Windows- eller MacOS-dator. Du kan spara utdata som PDF och distribuera det med e-post eller annat meddelandeverktyg.

En nackdel med att använda PDF för detta ändamål är att det kan vara svårare att välja och arbeta med data, om någon vill kopiera data till en ny kalkylarkfil eller om ett program automatiskt bearbetar data för att utföra beräkningar.

Rekommenderas