Hur man håller data säkert

Data består av all datoriserad information som din verksamhet använder för att överleva. Den innehåller en rekord över dina finansiella transaktioner, namnen på och adresserna på dina kunder samt dina anställdas personnummer och skatteuppgifter. Du måste hålla dessa data säkra inte bara från fysiska katastrofer som brand eller elektriska störningar, utan från säkerhetshackar och virus.

1.

Be dina anställda att underteckna ett avtal om icke-upplysande och sekretess när de anställs. Detta förhindrar att de distribuerar din information till tredje part om de slutar eller blir missnöjda med din policy. Inkludera särskilda påföljder om ett brott skulle inträffa. Om kundinformation är viktig för ditt företag, be dina arbetstagare att underteckna en konkurrensbestämmelse.

2.

Träna dina anställda i säkerhetsförfaranden. Många datorinstitut och högskolor erbjuder sådan utbildning, om du inte kan göra det själv. Denna utbildning kan innefatta vikten av att använda långa lösenord som de ändras ofta, hur man känner igen phishing och andra bedrägerier, och hur man skyddar och sedan förstör säkert former som kunder har skrivit ut konfidentiell information.

3.

Säkra dina datorer och andra enheter. Det här kan vara lika enkelt som att lägga till lösenordsskydd för dina bärbara datorer eller som involverad som att tillhandahålla låsbara områden för dina skrivbord som kräver särskilda ID-kort för åtkomst. Om du reser med dina enheter, överväga att installera programvara som hjälper dig att hitta dem under förlust eller som kan ta bort hårddiskarna med ett knapptryck.

4.

Använd programvara för att skydda dina system mot virus och skadlig kod. Installera en brandvägg för att blockera farliga program eller spionprogram innan de har möjlighet att infektera dina datorer. Var försiktig när du öppnar okända filer eller misstänkta e-postmeddelanden, och uppdatera operativsystemet och viruskontrollen, så att de kan hantera de senaste intrången effektivt.

5.

Säkerhetskopiera dina data regelbundet. Utför dagliga säkerhetskopior i slutet av varje arbetsdag, så om din databas är utplånad kommer du att ha förlorat högst en dags värde av information. Detta kan göras automatiskt med programvara, så det finns ingen fara att du eller dina anställda kommer glömma att göra det. Spara säkerhetskopieringsmedia på plats, så om din katastrof inträffar på din fysiska plats, är din information skyddad. Använd om möjligt online- eller molnlagringsföretag som kan hålla din information på flera platser. Om du behöver återställa säkerhetskopiorna någon annanstans kan dessa företag göra det från den plats som ligger närmast dig.