Hur man implementerar elektroniska tidskort

Företag som betalar timlön måste hålla reda på antalet timmar anställda arbetar. Pålitlig spårning är särskilt viktigt för småföretag eftersom en enda felkälla kan bidra till en stor del av den totala budgeten. Elektroniska tidskort utgör ett tidsbesparande, korrekt och säkert sätt att spåra arbetstiden för arbetstagare. Systemkontroll loggar in och ut via magnetiska kort, märken, PIN-kod eller biometriska egenskaper som fingeravtryck eller ansiktsigenkänning. En GPS-funktion för att spåra mobilanställda är tillgänglig på vissa system. Företagen kan välja vilken säkerhetsnivå de behöver och sedan utbilda anställda att använda det nya systemet effektivt.

Välj systemet

1.

Definiera dina krav för spårningstid. Om du bara behöver ett system för att ersätta stanskort, få en som låter arbetare logga in elektroniskt på gemensamma stationer. Om du också måste spåra tiden för kontorsarbetare får du ett system som körs på en stationär dator. För att spåra mobila arbetstagare, få ett system som kan köras på en smartphone och överväga att få en GPS-funktion om det behövs.

2.

Definiera dina säkerhetskrav. Om handledare kan kontrollera vem som är närvarande, få magnetiska kort eller märken, men var medveten om att arbetstagare sedan kan skriva in varandra, eller tredje part kan logga in med förlorade kort. PIN-koderna är lite säkra eftersom de inte går förlorade eller felplaceras. Om det krävs hög säkerhet, få ett system med fingeravtryck eller ansiktsigenkänningssignaler.

3.

Definiera dina rapporteringskrav. Se till att systemet behandlar tiderna för att producera data som du kan använda. Fråga om datformat, databaskompatibilitet och filformat och kolla dem med dina befintliga lön och faktureringsprogram.

Inköp och installation

1.

Identifiera minst tre leverantörer som kan erbjuda system med de egenskaper du definierade i avsnitt 1. Be dem att lämna in förslag.

2.

Utvärdera förslagen med avseende på de väsentliga kraven som du definierade i avsnitt 1. Om en leverantörs system saknar några av de väsentliga kraven, be det att lägga till nödvändiga funktioner eller begära ett förslag från en ytterligare leverantör.

3.

Utvärdera leverantörspriser från minst tre leverantörer och köp från den lägsta budgivaren. Om du har speciella krav som innebär att du har färre förslag som uppfyller dina krav, se till att den kvalificerade budgivarens pris är rimligt jämfört med priset på de andra, även om det är högre.

4.

Köp det valda systemet och få leverantören att installera det och installera programvaran. Tilldela anställda att arbeta med leverantörsteamet för att få praktisk erfarenhet av det nya systemet.

Utbildning och användning

1.

Har en leverantörsrepresentant visa medarbetarna hur man använder det nya systemet. Se till att leverantören har tillhandahållit instruktionsböcker.

2.

Kör ett test med en komplett cykel av inloggningar, loggar, databehandling, lön etc. för att försäkra dig om att systemet fungerar.

3.

Tilldela ansvar för stöd och starta live-verksamhet. Håll ett öga på processen och data för de första processcyklerna, leta efter eventuella tecken på problem. Kontrollera utmatningen och rapporteringen innan du kör löne- eller fakturakunder baserat på det nya systemet.

Tips

• Håll ditt system så nära leverantörens standard som möjligt. Anpassning är dyr och en källa till fel.

Varning

• Företagen behöver mer säkerhet i framtiden. Om du är osäker, köp mer säkerhet än mindre.