Hur man köper ett företags telefonsystem

Ett företags telefonsystem kan hjälpa dig att driva ditt kontor mer effektivt, eliminera kostnaden för en receptionist, förbättra kundservice och förbättra ditt rykte för professionalism. Det finns ett brett utbud av telefonsystem, av vilka vissa tillhandahålls av stora telefonleverantörer som AT & T, Verizon och Telus, och andra som du kan köpa från leverantörer av tredje part, småföretag och tekniker. De flesta affärssystemen köps direkt, så efter installationen finns inga månadsavgifter som betalas för att upprätthålla systemet.

1.

Utvärdera dina telekommunikationsbehov. Hur många anställda har du och hur många kommer att vara i telefon vid någon tidpunkt? Får du ett stort antal inbundna samtal, eller är dina samtal oftast utåt? Är någon från ditt företag vanligtvis tillgänglig för att svara på telefonerna och ta meddelanden? Att ställa dig själv dessa typer av frågor hjälper dig att bestämma vad du behöver för ditt telefonsystem att göra för dig.

2.

Bestäm om vilka funktioner du vill ha telefonsystemet. När någon ringer vill du att de ska höra ett automatiskt meddelande som ger dem möjlighet att nå särskilda företrädare för företagen? Detta kommer att kräva röst "förlängningar" och funktionen "auto ledsagare". Eller vill du hellre den inkommande ringeren få den första tillgängliga medarbetaren bredvid en telefon? Om så är fallet kan du beställa ett "multi-line jakt" system som rullar samtalet över från en rad till nästa när linjerna är upptagna eller ingen svarar. Om du väljer det första alternativet kommer du sannolikt att vilja beställa flera röstbrevlådor för att ge varje förlängningsinnehavare en röstbrevlåda. Om du går med det andra alternativet kanske du vill hålla med en röstbox som delas bland alla anställda. Andra viktiga funktioner som ska övervägas inkluderar samtalsvisning, konferenssamtal och vidarekoppling.

3.

Välj mellan ett Voice Over Internet Protocol System (VOIP) eller ett traditionellt landlinjesystem. Om du redan har marklinjer upprättas, blir det enklare att köpa ett system som rymmer dessa linjer. Alternativt kan du ordna att få dina landlinjenummer "portade" till att överföra Internet-protokolllinjer för att få dem att fungera med ett telefonsystem för telefonsamtal via Internet. VOIP-system kan spara pengar eftersom de är vanligtvis billigare än landlinjesystem. På grund av skillnader i teknik kan du dock få problem med tydligheten i dina telefonsamtal när personen i andra änden använder en fast linje.

4.

Forskningssystemleverantörer finns i ditt område. Jämför priser på telefonpriser som är publicerade på företagets webbplatser och / eller ring olika företag som annonseras i din lokala katalog för att få en ballparksfigur av vad deras system skulle kosta dig. Se till att verifiera om det angivna priset är före eller efter skatt, så att du kan jämföra äpplen med äpplen. Läs för fint utskrift och fråga om "dolda" kostnader eller serviceavgifter samt installationskostnader. Titta på utrustningens garantier; hur lång tid förväntas systemet vara och vem ansvarar för reparation av utrustning om den är skadad eller om den slutar fungera korrekt?

5.

Fråga två eller tre företag för detaljerade citat. Ett av de företag du bör begära ett citat från är din nuvarande telefonsystemleverantör eller ett stort företag som tillhandahåller telefonsystem, samt månatlig telefonservice.

6.

Jämför detaljerade citat för telefonsystem och installationsprocesser och välj ett företag baserat på pris och garanti för de produkter som köps, antalet år som företaget har varit i affärer, företagens rykte bland företagare i ditt samhälle, tillgänglighet av installationsdatum och beräknade tider för att slutföra jobbet. Eftersom installationstider ofta kan lämna ditt företag utan att använda telefonlinjer i några timmar, eller till och med dagar, är timing viktigt.

7.

Betala en insättning på det totala kontraktsbeloppet för att reservera varorna och installationsdatumet och betala resten av betalningen efter att installationen har genomförts.

Saker som behövs

• Dator
• Internetåtkomst
• Telefon
• Kreditkort

Tips

• Fråga mer än en företagstelefonsystemleverantör för ett citat och ge var och en samma information om dina företagsbehov för att du ska jämföra äpplen till äpplen. Tryck för kampanjer för att minska kostnaderna för systemet, vilket kan vara betydande.

Varning

• Om du väljer ett annat företag än din månatliga telefonleverantör att köpa och installera ditt telefonsystem, var noga med att fråga om driften av ditt telefonsystem med dina aktuella telefonlinjer innan du köper utrustning.