Hur man adresserar en arbetsplatsklagomål

Hur du hanterar ett anställdas klagomål kan ha en direkt inverkan på företagets bottenlinje. Snabb och effektiv undersökning kan mildra en arbetsgivares ansvar för trakasseriernas handlingar, men bristande tidsåtgärder och lämpliga åtgärder kan leda till ytterligare påföljder. Böter, rättsliga åtgärder och därtill hörande påföljder kan få en särskilt stor ekonomisk inverkan på ett litet företag. Chefer måste behandla varje klagomål med respekt och vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet korrekt.

1.

Få fullständiga uppgifter om klagomålet från den anställde som har tagit upp problemet. Be klaganden att fylla i en skriftlig form eller ett meddelande om din företagspolicy kräver det. I annat fall ta detaljerade anmärkningar till klagomålet, inklusive beskrivning av händelser, namn på berörda personer och vittnen, tidpunkter och datum som händelserna inträffade och andra relevanta uppgifter.

2.

Bestäm om problemet är allvarligt nog att det garanterar utredning. Till exempel skulle ett klagomål om lukten av matuppvärmning i kontorsutrymmet inte motivera en formell undersökning. Ett klagomål om att en kollega inte tar sin vikt antagligen skulle inte behöva en omfattande undersökning - även om en granskning av situationen är nödvändig - men ett klagomål om trakasserier, diskriminering, vedergällning eller en fientlig arbetsmiljö skulle kräva en detaljerad formell undersökning av frågorna.

3.

Undersök problemet snabbt. Intervju med den klagande, den anklagade och några vittnen. Samla stöddokumentation, till exempel eventuella e-postmeddelanden eller noteringar som styrker klagomålet.

4.

Uppmana alla berörda medarbetare. Informera personal om att konfidentialitet ska bibehållas i den utsträckning det är möjligt, men kan inte garanteras. Direkt personal som vedergällning tolereras inte, och uppmanar personalen att omedelbart rapportera eventuella handlingar av misstänkt vedergällning.

5.

Sluta undersökningen när du har intervjuat alla relevanta individer. Meddela klaganden om resultaten av undersökningen. Du kommer inte att kunna ge detaljer om resultaten på grund av integritetsfrågor, men klaganden bör få veta om klagomålet var underbyggt eller ej.

6.

Ta lämpliga åtgärder, som kan innefatta disciplin, utbildning eller hänvisning till personalassistansprogrammet beroende på situationen. Övervaka situationen för att säkerställa att beteendet inte fortsätter och att ytterligare incidenter inte uppstår.

Tips

• Behandla alla klagomål på allvar. Borsta inte bort arbetstagarens klagomål. lyssna på problemen och dokumentera dem noggrant för vidare uppföljning.

Varning

• Om klagomålet rör personer som normalt skulle vara ansvariga för att leda eller övervaka undersökningen, använd en utredare - från ett annat verksamhetsområde eller ett lokalt advokatbyrå - för att slutföra en neutral utredning.