Styrelsens protokoll görs enkelt

Skrivbordstavlor kan tyckas vara en skrämmande uppgift först. Att veta vilken information som ska inkluderas och vad man ska utelämna är inte alltid uppenbart. Att bekanta sig med standardformatet för styrelsens mötesminuter kan hjälpa till att säkerställa att du producerar minuter som kort och tydligt återspeglar innehållet i styrelsemötena.

Öppning

Börja protokollet genom att skriva att ett möte i styrelsen för din organisation hölls i din stad och i staten. Ange ditt organisations fullständiga namn och datum och tid då mötet startade. Notera namnet på president eller annan styrelseledamot som ordförte mötet och lista ditt namn som sekreterare. Ge en förteckning över deltagare och deltagare som inte är närvarande. Observera om det fanns tillräckligt med ledamöter att upprätta ett beslutsförfarande, det minsta antalet styrelseledamöter som behövdes för styrelsen att lagligt bedriva verksamhet. Antalet styrelseledamöter som utgör ett kvorum för din organisation eller företag borde vara i din stadgar. Ange namnen på alla gäster som deltar i mötet. Öppningsdelen av protokollet bör också innehålla en mening om huruvida protokoll från det senaste mötet godkändes av styrelsen.

Kropp

Den största delen av protokollet innehåller korta sammanfattningar av styrelsens verksamhet och godkända beslut. När rörelser görs, notera namnet på styrelseledamoten som gör rörelsen, huruvida någon utstationerat rörelsen, formuleringen av rörelsen och huruvida rörelsen bärs. Det är inte nödvändigt att inkludera antalet röster för och emot förslaget eller notera hur medlemmarna röstade. Om en styrelseledamot presenterar en rapport om ett problem, ange styrelsens ledamot och namn eller ämne i rapporten. Observera om styrelsen beslutat att vidta några åtgärder efter att ha hört rapporten. Använd en eller två meningar för att notera resolutioner eller rekommendationer som styrelsen gjort eller sammanfatta diskussioner.

Sista avsnittet

Slutför styrelsens protokoll genom att ange vilken tid som mötet avbröts. Inkludera en rad som anger att protokollet lämnades av styrelsens sekreterare. Ta med ditt fullständiga namn när du listar din position. Eftersom styrelsens protokoll inte godkänns till nästa möte måste du skriva "Godkänd" följt av en rad. Skriv "Datum" följt av en annan rad. När styrelsen godkänner protokollet, skriv ditt namn på linjen efter "Godkänd" och fyll i datumet.

överväganden

Syftet med styrelsens protokoll är inte att innehålla en uttömmande register över allt som hände under mötet, utan endast för att ge en sammanfattning av förfarandet. Undvik att diskutera argument och använd inte beskrivande språk när du skriver protokollet. Protokollen bör endast återspegla fakta. Non-Profit Law Blog noterar att skriva ett transkript av allt som sagt vid mötet, inklusive information som kan vara skadlig för organisationen om den läses av någon som har tillgång till protokollet, kan skada din organisation.