Bankettsalens riktlinjer

Evenemangsplanerare, mötesplanerare och familjer hyra bankettfaciliteter som är tillräckligt stora för att hålla några gäster för evenemang som välgörenhetsmiddagar, konferenser och bröllop. Som en bankettsalägare finns det riktlinjer som du borde utveckla så att de som hyr din möjlighet till evenemang förstår de regler och regler som de förväntas följa. Inkludera denna information på din webbplats och presentera den när kunder skriver in sina uthyrningskontrakt.

Bokningar

Att kräva kunder att reservera ditt bankettutrymme i förväg hjälper dig att hålla reda på antalet händelser som ditt rum rymmer varje månad. Spåra dina händelser kan hjälpa dig att skapa ett schema och en tidslinje för vem som kommer in på vilka datum, hur mycket tid de reserverar plats för och när du behöver skicka ut kontrakt och samla in insättningar av. Bankettfaciliteter debiterar vanligen en icke-återbetalningsbar deposition för att hålla plats för sina kunder, med resterande belopp flera veckor före evenemanget. Använd din webbplats för att ge potentiella kunder instruktioner för att göra reservationer, signera sina kontrakt och göra betalningar.

Kapacitet

På grund av brandbestämmelser ges varje bankettplats en maximal kapacitet för gästerna inom bankettrummen. Skriv in denna information i din anläggning på ett synligt ställe, visa det på din webbplats och inkludera det i din kontrakt.

Händelsetyper

Om din bankettsal är utformad för specifika evenemang som bröllop, marknadsför din plats som sådan. Genom att specificera denna information på din webbplats, broschyr och andra marknadsföringsskydd kan du minska antalet förfrågningar du får för händelser som inte passar vad ditt utrymme är utformat för.

Catering

Medan vissa bankettutrymmen tillhandahåller catering på plats, har andra en lista över föredragna leverantörer som de förväntar sig att kunderna ska använda. Ytterligare några andra faciliteter tillåter kunder att ta med mat från sina egna cateringfirma och säljare. Också ifråga är om alkohol kommer att serveras av en bar som hålls på platsen eller om gästerna kan ta med sig alkohol. Bestäm vilka tillvägagångssätt som bäst fungerar för din bankettsal och lista dessa detaljer i ditt hyreskontrakt.

Ljud och bildutrustning

Evenemangsplanerare och samordnare kräver ofta användning av ljud- eller bildutrustning för att ett evenemang ska vara värd, oavsett om det är ett bröllops- eller nätverkshändelse. Vissa bankettfaciliteter erbjuder uthyrning av utrustning mot avgift medan andra låter sina kunder ta med egen utrustning. Det är viktigt att inkludera hur ljud- och bildutrustning hanteras i ditt anläggningskontrakt.

Ställa in och städa upp

Uppställning och rengöring kan hanteras antingen av bankettens personal eller klienten som hyr ut platsen. I vissa fall bedöms avgifter om bankettzonen hanterar dessa uppgifter. Att ställa in en festsal för ett evenemang kan vara att ordna bord och stolar för att passa evenemanget som hålls vid din anläggning, ställa in bordsinställningar eller organisera podium, skärmar och ljud- och bildutrustning. Rengöring inkluderar rengöringstabeller, rengöringsgolv, städning av badrum och köksrum, om så är fallet, och avlägsning av allt papperskorgen från hallen.