Balansräkningar med Excel
Att driva ett framgångsrikt företag kräver mycket mer än att dyka upp på kontoret och marknadsföra dina produkter eller tjänster. Framgångsrika småföretagare förstår att alltid veta var deras företag står ekonomiskt är viktigt för bra marknadsföring och planering. Att veta ditt företags nuvarande finansiella ställning hjälper dig att ställa in inkomst- och försäljningsmål samt utvärdera prestandan i ditt företag. Genom att hålla en uppdaterad balansräkning till hands kan du veta exakt hur ditt företag gör nu eller ens hur det kan göra i framtiden. Microsoft Excel-kalkylblad är en idealisk plattform för att skapa och upprätthålla balansräkningar för intern analys eller planering. Dessutom, om du behöver ge nuvarande finansiell information för ditt företag till en extern part, till exempel en revisor eller potentiell investerare, är chansen att ett Excel-kalkylblad blir det föredragna formatet för data.
Balansräkning
I sin enklaste form är en balansräkning bara en lista över tillgångar och skulder för ditt företag. De tillgångar du listar på en balansräkning består vanligtvis av kontanter som ditt företag har till hands, en i bankkonton samt egendom och utrustning. Vissa balansräkningar visar också fordringar eller andra pengar som är skyldiga till verksamheten som tillgångar. Skulder som upptas i balansräkningen inkluderar vanligtvis löner eller pensioner, hyror eller nyttjanderätter och andra kort- och långfristiga förpliktelser. När du har listat alla dina tillgångar och skulder i balansräkningen kan subtraheringen av det totala skuldbeloppet från det totala antalet tillgångar ge dig en rimligt bra uppfattning om den totala ekonomiska styrkan eller svagheten i ditt företag. En balansräkning som visar en stor mängd tillgångar i förhållande till skulder brukar indikera att verksamheten är stabil och lösningsmedel. Ett företag med betydligt mer skulder än tillgångar kan behöva utomstående investeringskapital eller en bra plan att höja intäkterna snabbt.
Grundläggande delar av en Excel-balansräkning
Nästan alla balansräkningar följer ett relativt liknande layoutformat - tillgångar går till vänster kolumn och skuldskärm i den högra kolumnen. Det här är generellt sant oavsett om du utarbetar en balansräkningshandbok eller skapar den i Microsoft Excel. När du arbetar med ett Excel-kalkylblad, ska dina tillgångar och skulder avsnitt innehålla några grundläggande kategorier. På tillgångssidan i balansräkningen borde du ha sektioner för nuvarande och anläggningstillgångar. Omsättningstillgångar inkluderar din nuvarande kassa, fordringar, förutbetalda kostnader och kortfristiga placeringar. Anläggningstillgångar är oftast mark eller byggnader verksamheten äger, utrustning, långfristiga placeringar och möbler och inventarier. På samma sätt måste du inkludera poster för nuvarande och långfristiga förpliktelser på skuldsidan i balansräkningen. Kortfristiga skulder är belopp som ska betalas nu eller inom en snar framtid, till exempel leverantörsskulder, löner, kortfristiga lån, förfallna betalningar på långfristiga förpliktelser och skatteskulder. Listelån eller andra långfristiga förpliktelser i avsnittet Långfristiga skulder i arket. Om ditt företag är ett bolag bör du också lägga till en aktieägares aktieavdelning på skuldsidan i balansräkningen för att visa belopp som är skyldiga till aktieinnehavare för kapitalinvesteringar.
Använda formulär och ytterligare kalkylblad
Generellt sett består de flesta balansräkningarna av en enda sida för att hjälpa läsare att få en snabb överblick över var ett företag står ekonomiskt. Att förbereda siffrorna för en balansräkning kräver emellertid vanligtvis mycket beräkning i sig. Till exempel, i avsnittet Utrustning i kolumnen Tillgångar i din balansräkning, anger du ett enda totalbelopp för all utrustning som ditt företag äger. Den totala summan kan emellertid bestå av många enskilda verktygs- eller komponentkostnadsbelopp. Därför kan du använda ytterligare kalkylblad i arbetsboken som innehåller balansräkningen för att skapa subtals sidor för dina kategorier. Formler i balansräkningen är relativt enkla och kräver i allmänhet inget annat än att använda "Sum" -funktionen i Excel. Använd musen för att markera alla siffror i en underkategori och klicka sedan på "Sum" -knappen på verktygsfältet för att lägga till dem alla tillsammans och visa totalt. Du kan sedan använda en enkel formel = "A2 + D2 + F2 + H2" i en cell för att lägga till alla totaler från underkategorier för att komma fram till totalt för din kolumn. Gör samma för både tillgångar och skulder kolumner i din balansräkning.
Inget behov av att återfå hjulet
Medan du skapar en enkel balansräkning är det relativt enkelt, det finns verkligen inget behov av att göra det. På Microsoft Office-webbplatsen och otaliga andra Excel-relaterade webbplatser kan du hämta och installera balansmallar som ska användas med Microsoft Excel. Tillgängliga balansräkningar varierar från väldigt enkla datablad som endast visar de mest grundläggande tillgångs- och skuldkategorierna till avancerade ark som detaljerade kategorier för saker som avskrivningar, kvarvarande vinst och tvivelaktiga eller oreglerade skulder. Med Excel 2010 kan du hämta en balansmall från webbplatsen Office.com så enkelt som att klicka på "Arkiv" och sedan "Ny" på ribban och skriva "balansräkning" i sökrutan i fönstret Tillgängliga mallar. Excel kopplar sedan till Office mall webbplatsen och presenterar dig med många Microsoft och användarskapade mallar som du kan ladda ner och börja använda direkt.