Den genomsnittliga kostnaden per månad för kontorsmaterial

Oavsett om du budgetar för en nystart eller försöker minska kostnaderna, betalar du att du kan förvänta dig att dina kontorsmateriel kostar månad till månad. Se till att du jämför samma saker. Kontorsmaterial är de förbrukningsartiklar som arbetstagarna regelbundet använder för att bedriva affärer, till exempel papper, pennor och häften och de delade föremålen som bläck till skrivaren. Kontorsutgifterna inkluderar kontorsmateriel, men inkluderar även andra kostnader såsom hyra, utrustning och möbler. Eftersom kontokostnader måste återköpas när mängden är låg är leveranserna en månadsutgift. Du kan bli ganska förvånad över hur mycket kontokostnaderna lägger till.

Kostnad per anställd

Naturligtvis desto större är ditt företag, ju mer du spenderar på kontorsmaterial. Att veta hur mycket stora företag som spenderar på kontorsmateriel kommer alltså inte vara till stor hjälp. Det är mer meningsfullt att diskutera hur mycket företag använder din storlek på kontorsmaterial per anställd . Ju fler anställda ett företag har desto lägre kostar deras anställda, trots att de spenderar mer överallt på kontorsmaterial än ett mindre företag skulle spendera.

I en artikel från 2014 på OPI.net uppgav författaren Jack Francis att "företagstjänster för kontorsförsörjning spenderar över affärsstorlek", att företag med mellan 1 och 4 anställda årligen spenderade 1 844 dollar per anställd på kontorsprodukter, varav cirka 50 till 60 procent var förbrukningsvaror som kontorsmaterial, såsom papper, pennor, datorbläck etc. Det belopp som dessa små företag spenderade på kontorsmateriel per anställd varierade från $ 922 till $ 1 106 årligen eller $ 77 till $ 92 per månad. Genom att utföra samma beräkningar på andra affärsstorlekar avslöjas att:

  • Företag med en till fyra anställda spenderade $ 77 till $ 92 per anställd månadsvis;

  • Företag med 40 anställda spenderade $ 45 till $ 53 per anställd månadsvis; och

  • Företag med över 200 anställda spenderade $ 27 till $ 32 per anställd månadsvis på kontorsmaterial.

Kostnaderna är lägre med digital användning

I en artikel från 2018 av Natalya Berdzeni, vice VD för administration av utgiftshantering hos LAC Group, som hjälper företag att spåra sina utgifter, sade Berdzeni att sina kunder spenderar i genomsnitt 200 dollar per anställd årligen eller 17 dollar per månad på kontorsmaterial. Höganvändare av papper, till exempel advokatbyråer, genomsnittligt $ 1 000 per anställd årligen eller $ 83 per anställd per månad.

År 2018 kan många företag spendera mindre på leveranser som papper och pennor, eftersom dessa företag har flyttat mer av sin information till digitala format. De kan maila dokument till associerade och klienter utan att skriva ut dem. Mottagarna får inte heller skriva ut dem, om inte de behöver hårddiskar. Advokatbyråer gör dock fortfarande mycket utskrift så att de har kopior av lagliga dokument i sina filer och att också leverera dokument till kunder eller på deras kunders vägnar för rättegångar.

Sätt att minska kostnaderna

Först, se till att du får alla leverantörsrabatter du kan. Att köpa från endast en eller två leverantörer kan göra att du kan utnyttja volymrabatter. Du kan också lära känna företagets reps väl, och du kan fråga dem om erbjudanden eller sätt som hjälper dig att sänka kostnaderna. Att köpa så många varor som du kan enligt kontrakt garanterar dig de lägsta priserna för de artiklar du använder regelbundet. Var försiktig med leverantörer som börjar med ett lågt kontraktspris för att få ditt företag och sedan gradvis öka det, hoppas du inte kommer märka. Vissa leverantörer ger dig en analys av dina köptrender och kostnader så att du kan hantera leveranser mer effektivt.

För det andra, låt hela ditt företag veta att du medvetet försöker minska beloppet på kontorsmateriel och att du ber om hjälp med detta.

  1. Föreslå att de innan de skriver ut någonting frågar sig själva om de verkligen behöver en papperskopia av dokumentet. Vissa människor skriver ut med vana, eller "just in case" de behöver ha ett visst dokument till hands. Det här är en säkerhetsfilm av olika slag, men det är en vana som kan vara olärlig.

  2. Placera skyltar i försörjningsrummet som läser "Ta bara vad du behöver" eller något humoristiskt som "Hej! Lämna lite för resten av oss !!" Du kan följa med det här med en vänlig emoji. Ett tecken ovanför skrivarna kan läsa: "C'mon ... Måste du verkligen skriva ut det?"

  3. Lägg ett skyltark på dörren till försörjningsrummet och be alla att skriva namn, datum och leveranser som de tog. Enligt en artikel på Staples.com kan alla veta att företaget håller reda på leveranser som används, liksom hur ofta och av vem.

  4. För anställda som är miljömedvetna kan en skylt som läser "Skriv ut mindre, spara träd" fungera. Andra kan retort att de stöder timmer- och pappersindustrin. Därför är det en bra lösning att kombinera olika metoder för att nå människor, eftersom det inte är troligt att hela företaget kommer överens om en metod.

De flesta anställda stryker inte medvetet kontorsmateriel. Mer sannolikt, i sin brådska för att slutföra sitt arbete på deadline, kan de få tag på ett par extrafunktioner så att de inte behöver komma tillbaka för mer. Om du ger en subtil påminnelse i rummet kan dina anställda skriva ut mindre, till exempel bara en viktig tabell från ett 12-sidigt dokument eller de kan bara ta en eller två pennor istället för en handfull.

Tillbehör för den frågande

Som en sista utväg, om dina varor ser ut att flyga från hyllorna nästan så fort du har fyllt dem på nytt, tyder Staples webbplats att du håller dem under lås och nycklar, så att dina anställda måste fråga efter vad de behöver. Få kommer att vara modiga nog att fråga om fem juridiska kuddar eller en låda med pennor, och om de gör det kommer den ansvariga personen naturligtvis att fråga sig varför de behöver så många varor.

Nackdelen med detta tillvägagångssätt är att nyckelinnehavaren måste avbryta sitt arbete varje gång någon behöver leveranser. Var säker på att mer än en person har en nyckel, om den andra nyckelhållaren inte är tillgänglig. Chansen är att du kommer att höra många klagomål om denna metod. Det tar mer av allas tid och tenderar att få folk att känna som om du misstroar dem. Om du försöker det, låt alla veta att det här systemet bara kommer att vara förrän företaget kan bestämma varifrån leveranser går och hur mycket av varje objekt som faktiskt behövs.

Rekommenderas