Godkännandeprocess för revision av kapitaltransaktioner
En rad olika organisationer genomgår regelbundet granskningar för att undersöka deras verksamhet och register. Revisioner säkerställer att anställda slutför transaktioner enligt organisationens redovisningsprinciper. Revisionerna kan vara interna eller externa. Medarbetare i organisationen utför interna revisioner, medan externa revisionsföretag utför externa revisioner. Revisorer kontrollerar ofta för nödvändiga godkännanden för kapitaltransaktioner. Dessa är transaktioner som innefattar långfristiga poster såsom anläggningstillgångar eller långfristiga skulder.
Uppdelning av arbetsuppgifter
En av de grundläggande principerna för intern kontroll är adekvat segregering av arbetsuppgifter. Segregation av uppgifter innebär att ingen person är ansvarig för godkännande, förvaring av tillgångar, registrering av transaktioner och avstämning av register. Större organisationer kan ha tillräckligt med personal för att begränsa varje funktion till en enda person. Dock kan mindre organisationer möta utmaningar på grund av mindre personalstorlek. Eftersom kapitaltransaktioner kan innebära risk för stora förluster om stöld eller bedrägeri inträffar, bör revisorerna kontrollera att organisationens praxis tillämpar en korrekt segregning av arbetsuppgifter och följer fastställda riktlinjer för godkännande.
värdepapper
Redovisningsriktlinjer kan kräva top management signaturer och godkännande från styrelsen när en organisation väcker kapital genom att utfärda aktier eller obligationer. Betydande investeringar i ett annat företags aktier eller obligationer kan också kräva liknande typer av godkännanden. Revisorerna bör kontrollera att förvaltningen erhållit de nödvändiga godkännandena innan de genomför dessa typer av transaktioner. Revisorer bör också granska konton och dokumentation som registrerar säkerhetsförsäljning eller inköp och se till att certifikat och dokumentation av köpta aktier och obligationer lagras på ett säkert ställe.
utgifter
Kapitaltransaktioner för fysiska tillgångar innebär förvärv, avyttring och avskrivning av en tillgång. Ibland arrangerar organisationer en tillgång; I det här fallet måste revisorer kontrollera att anställda erhållit korrekta godkännanden och följde lagringsregler för hyresavtalet. Förutom att kontrollera efterfrågade inköpstillstånd bör revisorer analysera tidigare transaktioner för att säkerställa att avskrivningar, underhåll och försäkringskostnader är rimliga. Revisorer och chefer bör också se till att utgifter och belopp som redovisas för avskrivningar och underhåll stämmer överens med budgetar och typiska driftskostnader.
Köp av
Kravet på att söka konkurrenskraftig prissättning för investeringar ingår i inköpsriktlinjerna för många organisationer. Större organisationer kan ha en formaliserad budgivningsprocess, medan mindre organisationer kan kräva att inköpspersonal kontrollerar och dokumenterar prissättning med flera leverantörer. Ledningen kan fastställa trösklar och riktlinjer tillsammans med en kedja av godkännanden baserade på utgiftsnivåer. I takt med att utgiftsbeloppet ökar ökar antalet och nivån på nödvändiga godkännanden. Organisationerna bör dokumentera denna godkännandeprocess, och revisorerna bör se till att personal följer godkännandeprocessen.
Fysisk räkning
Organisationer bör regelbundet slutföra en fysisk räkning av kapitalutrustning och lager. Förvaltningen bör upprätta en skriftlig policy som anger hur ofta dessa räkningar ska uppstå, liksom vilka typer av information som revisorer eller personal ska kontrollera, till exempel varornas placering och serienummer. För utrustning som tas bort från tjänst bör revisorer också bekräfta att organisationens personal följde den nödvändiga godkännandeprocessen för bortskaffande av kapitalutrustning.