Handlingsplan för företag att gå från pappersarkivering till elektronisk arkivering

Du kan spara tid och pengar genom att byta filsystem från pappersposter till elektroniska filer, men du måste se till att du fortfarande kan hitta och hämta den information du behöver. En handlingsplan som skannar befintliga filer och utvecklar procedurer för att hålla nya poster i elektronisk form gör att du kan minska pappersarbete och fysiska lagringsbehov. Att välja rätt elektroniskt dokumentformat och arkivsystem säkerställer att du kan organisera och söka informationen effektivt.

Välj ett elektroniskt arkiveringssystem

Du kan ställa in ditt elektroniska arkiveringssystem precis som ditt papper, med mappar för kunder eller anställda, men filerna i elektroniska mappar måste ha namn. Utveckla ett system för att tilldela fil- och mappnamn som ger dig information om dokumenten. Genom att placera nyckelord i namnen kan du utföra elektroniska sökningar, även för icke-textdokument. Välj ditt elektroniska arkivsystem med mappen och namngivningsstrukturen i åtanke för att implementera ett effektivt system.

Implementera säkerhetsfunktioner

Innan du lägger några dokument i ditt elektroniska arkiveringssystem måste du åtgärda åtkomst- och säkerhetsproblem. Dokument kan innehålla offentlig information, intern företagsinformation, känslig företagsinformation eller personuppgifter från kunder och anställda. I varje fall måste du bestämma vem som ska ha tillgång och hur man kontrollerar åtkomst. De flesta system har ett användarnamn / lösenordskombination för åtkomstkontroll. Om du behöver en högre säkerhetsnivå kan du implementera ytterligare kontroller för specifika mappar och bara ge godkända användare tillgång till vissa filer med ett extra lösenord.

Skanna befintliga dokument

En övergång från papper till elektronisk arkivering innebär att man konverterar ett stort antal pappersdokument till ett elektroniskt format. Att bara skanna dokumenten med en upplösning på minst 300 dpi betyder att du kan titta på och skriva ut dokumenten för att behålla den funktionalitet du hade med papper. Om du vill ha ytterligare funktioner, t.ex. elektroniska sökfunktioner i textdokument, måste du bifoga en textfil till varje bildfil, antingen med information om vad bilden visar eller ger texten som visas i bilden. Du kan använda optisk teckenigenkänningsprogramvara för att skapa textfiler från bilder och spara båda tillsammans.

Utveckla procedurer för nya dokument

Efter övergång till elektronisk arkivering borde ditt företag inte längre skapa pappersdokument. Databaser och formulär som finns på ditt nätverk eller online kan ersätta interna pappersfunktioner. Du behöver procedurer för lagring av elektroniska dokument som distribueras via e-post eller från andra digitala källor. Ett skanning och lagringsförfarande för pappersdokument som kommer in från andra organisationer krävs. Det kan hända att du behåller några pappersformat för rättsliga eller juridiska ändamål, men du kan skanna dem med en anteckning som anger var originalen är lagrad.

Skapa Backup och Retention Policy

Ett sista steg i din handlingsplan implementerar policyer för att hålla elektroniska dokument och säkerhetskopiera systemet. Det mest effektiva sättet att genomföra retentionsprocedurer är att ha regler om hur länge lagring ska tillämpas när dokumentet är lagrat. Du måste kunna ändra lagringstiden om det behövs. För säkerhetskopiering är det normalt en lokal säkerhetskopiering på plats med en daglig säkerhetskopiering på plats.

Rekommenderas