Redovisningsprinciper för att förena kontanter

Generellt accepterade redovisningsprinciper innehåller tre uppsättningar regler som gäller och täcker mest varje redovisningstransaktion. Likviditetsavstämningar, som förekommer varje månad eller innan de fyller på en likviditetsfond, följer redovisningsprinciper för registreringstransaktioner, spårning av småkrediter och förhindrande av bedrägerier eller andra missbruk av småkassafonden.

Petty Cash Internal Controls

Ett mål för försoning är att se till att avdelningen följer etablerade interna kontroller. GAAP rekommenderar att småkassfonder hålls under lås och nyckel och på ett säkert ställe. GAAP rekommenderar även segregerande uppgifter genom att utse en person för att fylla i kuponger och godkänna kontanter och utbetalning av mindre medel. Petty cash kuponger är avgörande för korrekt avstämning. Varje värdekupong ska vara förnumrerad och innehålla information som datum, belopp, utgiftskonto eller utbetalnings syfte, namnet på den person som mottar pengarna och namnet på den anställde som godkänner utbetalningen.

Avstämning Timing

GAAP angående tidpunkten för likviditetsavstämningar, säger avstämningar kan och bör ske både regelbundet och slumpmässigt. Avstämning bör alltid ske innan du fyller på småkapitalfonder, medan slumpmässiga avstämningar testar för svagheter i intern kontroll. Steg i kassakonsolidering bör följa fastställda avstämningsförfaranden, inklusive krav på att avstämningar ska utföras av en handledare eller någon annan än den anställde som ansvarar för småkassor.

Redovisningsprincip

Avstämningsförfaranden för GAAP följer matchningsprincipen. När det gäller små medel, innebär det att varje kontantutbetalning ska ha en matchande köpkupong. När avstämningen sker, kommer kontantutbetalningar att spelas in i en liten kassakalender. Tidningen kommer att registrera totala utbetalade kontanter och placera varje småkasse transaktion i lämplig kostnadskategori. Till exempel kommer en utbetalning på $ 15 att betala för drycker till ett personalmöte, $ 1 för att betala för försenad porto och $ 3 för kontorsmateriel registreras som en $ 15-kredit till kontanter, en debitering på $ 15 till ett underhållskonto, en debitering på $ 1 till porto kostnader och en debitering på $ 3 till kontors bekostnad.

Account Reconciliation Review

Om en likviditetsrapportering avslöjar överskridande eller brist, rekommenderar GAAP att om fel kan undersökas och korrigeras. Problemet kan vara ett enkelt datainmatningsfel, som lätt kan korrigeras. Det kan också vara en indikation på ett allvarligare problem. I ett fall där källan till ett fel inte kan hittas, är det första steget att skapa en anpassad journalpost för överbelastning eller brist. Nästa steg är att genomföra en fullständig utredning enligt de förfaranden som beskrivs i affärsreglerna för uppförandekoden.