7 steg till ett papperslöst företag

I ett papperslöst företag kan du ersätta rader av arkivskåp och staplar döda träd med krukväxter och tydligt utrymme. Konvertera befintliga filer till ett elektroniskt format gör dem enklare att lagra, dela och söka. Med det rätta elektroniska backupsystemet på plats är ett papperslöst kontor också säkert från förlorade eller skadade filer.

Få anställningsinköp

Om dina anställda är tveksamma eller motståndskraftiga mot bytet till ett papperslöst kontor, kommer du aldrig att göra omkopplaren framgångsrikt. Börja diskussioner tidigt och ofta med så många anställda som möjligt om papperslösa alternativ till deras nuvarande arbetsflöden. Identifiera de anställda som är mest intresserade av att byta till papperslös och involvera dem i pilotprojekt för att konvertera delar av verksamheten. Till exempel kan en receptionist bli van vid att skicka röstmeddelanden istället för att skriva ner dem.

Pare ner filer

Det är ingen mening att skanna och konvertera pappersarbete som du inte behöver i första hand. Börja med att sortera befintliga filskåp eller pappersstackar och ta bort föråldrat material, till exempel gamla noteringar eller utgått handböcker, som du inte behöver. Kontakta din advokat och revisor för att lära dig hur många år av kvitton och företagsrekord du borde hålla.

Skanna och OCR existerande dokument

Köp en skanner som levereras med OCR-programvara, som skannar dokument automatiskt till sökbara PDF- eller Word-filer. En dubbelsidig skanner med hög volym som accepterar flera pappersstorlekar, från kvitton till ark i laglig storlek, ska uppfylla behoven hos de flesta arbetsplatser. För kontor som inte kan undvika att skanna stora volymer av dokument regelbundet, överväga att ge varje anställd en skrivbordsskanner för att eliminera linjer på en större maskin.

Registrera dig för papperslös fakturering

De flesta företag erbjuder papperslösa faktureringsalternativ, där de skickar fakturor och kvitton i stället för att skicka dem. Detta kommer inte bara att minska på din pappersbelastning, men vissa återförsäljare erbjuder även rabatt eller bonusar om du stänger av papperspost. Se till att den utsedda mottagaren sparar dessa poster på en central plats, inte i hans personliga e-postkonto, för att säkerställa framtida åtkomst.

Byt till elektronisk fax

Online-tjänster som eFax och FaxZero, tillsammans med en skanner, kan helt ersätta en traditionell faxmaskin. Ge ut din elektroniska faxmaskin och ta emot inkommande fax som mailade PDF-filer. Skicka ett fax genom att ladda upp en skannad eller datorgenererad PDF-fil. Dessa tjänster kan till och med automatiskt skapa ett omslag för dig.

Strimma kvarvarande dokument

Kasta år värd av kunden och skatteposter i papperskorgen ut bakåt kan vara en oväntad gåva till en tjuv eller en nosy konkurrent. Se till att du vidtar försiktighetsåtgärder vid bortskaffande av skannade dokument, t.ex. att anställa ett strimlande företag för att förstöra känsliga poster.

Säkerhetskopiera dina elektroniska filer

Om du inte säkerhetskopierar dina filer kan en enda misslyckad hårddisk eller strömavbrott ta bort hela affärshistoriken. Ställ in ett centralt filförråd, till exempel en delad server, och återhåll innehållet regelbundet till en extern, off-site-server. En geografiskt distribuerad säkerhetsplan skyddar dig mot hårddiskfel samt platsbaserade hot som jordbävningar eller bränder.

Rekommenderas