5 typer av affärsdokument
Ett företag använder dokument för att kommunicera, handla affärer och analysera produktiviteten. Affärsdokument varierar från korta e-postmeddelanden till komplexa juridiska avtal. Vissa dokument utarbetas av anställda och företagsägare, medan andra utarbetas av yrkesverksamma från företagets sida, till exempel revisorer och advokater. Eftersom dokument ger bevis på en organisations affärsverksamhet och kan hänvisas till under de kommande åren är det viktigt att de är välskrivna.
E-post och memorandum
Medarbetare brukar använda e-post för att förmedla information till varandra. Innan e-post blev utbredd användes memorandum för intraoffice-meddelanden. Noteringar används fortfarande i situationer där ett meddelande ska åtfölja en specifik fil och i fall som kräver mer integritet än ett e-postmeddelande.
Både ett memo och ett e-mail identifierar avsändaren och mottagaren och innehåller en ämnesrad. Texten är formaterad i ett eller flera stycken.
Business Letters for Outside Communication
Affärsbrev används för att kommunicera med personer utanför kontoret. Mottagare kan inkludera kunder, kollegor i andra företag, tjänsteleverantörer, yrkesverksamma som rådgör verksamheten, tjänstemän och arbetssökande. En affärsbrev formateras vanligen i blockstil, där alla element i brevet, förutom brevhuvudet, är inriktade mot vänster marginal.
Det kan skickas eller skickas via post. Om ett brev skickas i texten till ett e-postmeddelande, innehåller avsändaren sitt namn, jobbtitel och kontaktuppgifter längst ner i e-postmeddelandet.
Företagsrapporter för överföring av information
Företagsrapporter förmedlar information i ett format som är mer formellt och vanligtvis längre än ett brev. Rapporter omfattar en rad olika ämnen, till exempel säkerhetsöverensstämmelse, försäljningsuppgifter, finansiella data, genomförbarhetsstudier och marknadsplaner. De kan innehålla statistik, diagram, diagram, bilder, fallstudier och undersökningsresultat. Vissa rapporter publiceras till fördel för investerare. Om en rapport är periodisk, t.ex. en månadsförsäljningsrapport, används en mall för bekvämlighet och för att möjliggöra jämförelse med tidigare rapporter.
Transaktionshandlingar för att bedriva affärer med kunder
Ett företag använder dokument för att handla affärer med sina kunder. För att spara tid kan dessa dokument formateras som ett formulär, till exempel en beställningsblankett, sändningssida, faktura eller kvitto. De typer av transaktionshandlingar som används varierar något beroende på verksamhetens karaktär. Ett försäkringsagent, till exempel, genererar försäkringsansökningar och -policyer, medan en långivare använder låneansökningar och hypotekslån.
På vissa områden ingår affärer och avtal med andra. Dessa dokument kan utarbetas av företagets advokat.
Finansiella dokument för att hantera verksamheten
Ett företag använder finansiella dokument för att hålla sig inom sin budget, förbereda budgetförslag och lämna in deklarationer. Dessa dokument inkluderar kvittotillgångar, lönerapporter, betalda räkningar, bankredovisningar, resultaträkningar, balansräkningar och skatterapporteringsformulär. Dessa handlingar kan utarbetas av bolagets revisor.
En företagsägare använder dessa dokument för att bestämma företagets ekonomiska framgång och identifiera områden som är oproduktiva. En avdelningschef kan använda finansiella dokument för att förbereda ett budgetförslag.