5 Procedurer för att säkerställa lönesäkerhetsinformation
Löneavdelningens avgörande funktion i kombination med den känsliga medarbetarinformationen betyder att säkerhet är en viktig fråga. Den typ av information och hur det lagras spelar en roll i hur bra du behåller dina anställdas ekonomiska information, juridiska frågor och personlig information skyddad.
Säker fysisk miljö
Löneavdelnings fysiska layout påverkar informationssäkerheten. Alla fysiska kopior av dokument som innehåller personuppgifter måste alltid vara låsta. Arkivskåp med lås fungerar bra för detta ändamål. Placera skrivbord så att dataskärmarna inte syns från dörren eller av de som går i närheten. Håll dörrarna till lönekontoret låst med tillgång endast till lönearbetare och auktoriserad ledning. Om några dokument lagras offsite, välj en plats som låter dig hålla dokumenten låst med tillgång endast av behörig personal.
Begränsad åtkomst
Förutom de fysiska försiktighetsåtgärderna måste ett företag fastställa riktlinjer för tillgång till löneinformationen. Till exempel kan enskilda medarbetare oftast få tillgång till sina egna register, men andra anställda bör inte ha tillgång till kollegors information. Bestäm vem som har tillgång till varje anställds register och hur åtkomst hanteras. Ta med den specifika informationen till arbetstagaren istället för att låta honom hämta den. Övervakning medan arbetstagaren är i löneavdelningen är också nyckeln till att upprätthålla säkerheten.
Upprätta elektronisk säkerhet
Eftersom majoriteten av lönesystemet hanteras elektroniskt är valet av programvara och företagets elektroniska säkerhet avgörande. Ditt företag behöver en brandvägg för att skydda dina datorsystem och databaser. Lösenordsskydd på alla datorstationer ger ytterligare elektroniskt skydd. Arbeta med IT-avdelningen eller med en oberoende konsult för att uppgradera din säkerhet och genomföra regelbundna kontroller för att säkerställa att systemet fungerar ordentligt.
Standardisera externa förfrågningar
Externa förfrågningar om löneuppgifter lämnar dig öppen för ett eventuellt brott. Medan fordringsägare, hypotekslån och andra enheter med ekonomiskt intresse kan kontakta dig, finns det inget sätt att verifiera vem som är faktiskt i andra änden av linjen. Du kan få samtal som försöker verifiera inkomst för en anställd eller från fordringsägare som vill garnera löner. Skapa ett standardsystem för att fråga om denna information skriftligen. Vid garnering måste rätt juridiska kanaler följas. Träna alla lönearbetare på rätt sätt för att släppa ut personlig information om anställda.
Hantering av korrekt hantering
En mindre mängd dokument och information till hands innebär mindre risk för säkerhetsbrott. Om möjligt begränsa antalet bevarade varor om det inte behövs för skatt eller revisionsskäl. När du slipper av dokument är korrekt avhämtning avgörande. Fastställa riktlinjer för hantering av känsliga dokument, vilket bör inkludera säker strimning av materialen.