10 sätt att förbättra arbetsplatsskrivning

Din skrivförmåga kan hjälpa ditt företag att växa. Ju bättre du kommunicerar på papper, via e-post och i publicerade bitar som nyhetsbrev och artiklar, desto fler förstår din vision och de framsteg du gör för att få den visionen till liv.

Använd ord som hänvisar till människor

Sätt människor i ditt skrivande när det är möjligt. Skriv in "chefer" istället för "management". Använd ord som "du, de, Mr Roberts" eller "anställda" istället för abstraktioner som "arbetskraften" "Till vem det kan vara oroligt" "Eller" intresserade parter ". Sträva efter att inkludera referenser till specifika människor för att humanisera ditt skrivande.

Cut Jargon

Din bransch kan kräva många nyckelord eller ord, men så långt som möjligt, klippa jargong till förmån för ett rent tal. Exempelvis kan en fras som "samordnade metoder" helt enkelt omformuleras "samarbeta". Jargon tenderar att avstå från skrivandet från läsaren, så hitta enklare sätt att säga samma sak som jargonget säger. Om du måste använda jargong, förklara det så klart som möjligt.

Fördelar jämfört med funktioner

Fokusera ditt skrivande på fördelarna för läsaren snarare än detaljer om din position, produkt eller fråga. Förklara tydligt varför din läsare kommer att dra nytta av vad du skriver och följer det genom att förtydliga dessa fördelar.

stycke

Bryt din text i så många avsnitt som möjligt. Tunga block av obruten text kan skrämmande en läsare och få honom att hoppa över det mesta du skriver. Varje stycke ska ha ett ämne. Om du tycker att du lägger till ett ämne i en paragraf, starta en ny.

Skriv för din publik

Håll publiken i åtanke när du skriver. En bit för ingenjörer kräver mycket annat språk än en bit för dina produktionsarbetare. Tänk på dina läsare när du skriver och väljer ord de kan förstå.

Använd Bullet Points

Du behöver inte skriva meningar för allt du vill säga. Om du kan gruppera flera viktiga idéer och lista dem som punktpunkter, ger du en visuell paus i din text och lindrar tidningen för dina läsare att vada genom mening efter mening.

Varaktighetens längd

Följ korta meningar med långa. Varierande meningen längd kan hjälpa dig att hålla dina läsare intresse. Försök att vara uppmärksam på rytmen av vad du skriver genom att strukturera dina stycken med en mängd olika meningslängder. Du kan även inkludera fraser som innehåller ett eller två ord. Till exempel, "Kundtjänstavdelningen sa att det var för upptagen för att hjälpa kunden. Tänk dig att."

Använd huvuden och underrubrikerna

Bryta upp lång text med rubriker och underrubriker. Du kan sätta dessa i fetstil så din läsare har olika visuella signaler. Den läsaren kan också gå tillbaka och läsa av sektioner som tydligt är markerade med en titel.

Sammanfatta vid början och slutet

Berätta för dina läsare vad du ska prata om, ge det materialet och summera det du sa. Din introduktion och slutsats kan köra hem din punkt och hjälpa läsarna att komma ihåg vad du försökte förmedla.

Använd Repetition

Var inte rädd för att upprepa dig själv. Det är ok att säga något på två eller tre sätt. Detta hjälper till att säkerställa att alla läsare tar din punkt, speciellt om upprepningen använder ett annat språk än den ursprungliga meningen.

Rekommenderas

Inspirerande Leadership Quotes
2019
Hur man beräknar en andel av verktyg för ett företag
2019
Incentive Betala för jobbprestanda
2019