10 tips för företags e-post etikett
Affärsmail har allt utom ersatt kopieringskort, men det betyder inte att detta snabbare sätt att kommunicera ska vara något mindre professionellt än sin traditionella motsvarighet. Företags e-post etikett kan faktiskt ha fler krav än snigelpost, särskilt när det gäller att använda e-postfunktioner som framåt, CC och BCC.
Använd en informativ ämnesrad
Att välja rätt ämnesrad noterar inte bara ditt e-postmeddelande, det är också ett smart sätt att uppmärksamma ämnet till hands och undvika förvirring. Om du skriver för att planera ett konferenssamtal är "Con Call" inte en bra ämnesrad. "Konferenssamtal med Joe's Warehouse" ger mottagarna mer information och gör det enklare att söka i inkorgen och referensfiler när du behöver hämta något i framtiden.
Var judicious i sändningen till linjen
Den som någonsin varit involverad i en oändlig kedja av ett e-postmeddelande "svar på alla" inser att inte alla måste kopieras på varje e-post hela tiden. När du bestämmer vem som ska få ditt e-postmeddelande, fråga dig själv om den personen verkligen behöver vara i slingan. Om du planerar ett möte med din verkställande direktör, kopiera din assistent och din chefs assistent för att hjälpa till att samordna processen, men det finns inget behov av att slinga i andra om de inte har en väsentlig andel i mötet eller resultatet.
Vet Vem att CC
Självklart finns det tillfällen när det är lämpligt att CC eller kopiera flera andra parter. Detta inkluderar när e-postmeddelandet är:
- Hitta tider för ett gruppmöte
- Be om inmatning på en idé eller ett projektförslag
- Att hålla någon som en projektledare i konversationsslingan
Många använder CC-funktionen i företagsemail för att visa för andra att åtgärder vidtas. Om du till exempel kontaktar en potentiell kund kan du kanske CC din chef för att indikera att interaktionen går bra som en artighet eller FYI.
Använd Blind Copy Primarily för Mottagarens Sekretess
Blindkopiering är mer en fråga om sunt förnuft än en etikettfråga, men det finns en tid och plats för dess användning, särskilt som en integritetsfunktion. Om du till exempel skickar en stor grupp-e-post, säger du till en viss kundgrupp, med hjälp av funktionen BCC kan du behålla mottagarlistan privat. Missköna inte funktionen genom att slinga in olämpliga parter i en konversation som verkar vara privat.
Var försiktig med framåt
Funktionen Vidarebefordran av e-post är en praktisk men potentiellt farlig affärsmailmetod om den används felaktigt. När du vidarebefordrar ett e-postmeddelande läser du noggrant innehållet i hela meddelandet, särskilt om det är en kedja innan du trycker på Skicka. I gruppmeddelanden, ibland läggs en mottagare till eller tappas, särskilt om det finns en pågående konversation av känslig natur. Du vill inte oavsiktligt vidarebefordra något som visar en konversation eller material som inte är avsedd för ögonen.
Använd inte rutinmässigt svar på alla
Liksom oändliga CCS och framåt kan Svara till alla funktioner vara till hjälp eller störning. Tänk om du verkligen behöver svara på alla i en grupp e-post eller om ointagda parter kan släppas från kedjan. Detta är särskilt viktigt när du hanterar e-postgruppslistor.
Referensbilagor i din e-postadress
E-post gör det enkelt att snabbt dela dokument, presentationer, bilder och bilder. När det gäller vidarebefordran av bilagor faller de flesta system bifogade filer efter en eller två omgångar för att spara utrymme på servern. Om du skickar någon en bilaga, hänvisa den till din e-post och dubbelkontrollera att den är bifogad innan du skickar.
Sluta säga "Ja"
Och sluta säga "nej" också. Företags e-post är ett snabbt sätt att fråga kollegor snabba frågor, och även om det kan vara lätt att svara med en snabb ja eller nej, se till att ditt svar är klart och inte behöver förtydligas. Om någon frågar två frågor i ett e-postmeddelande, svara med två svar och gör ditt meddelande exakt.
Observera grundläggande finesser
Professionalism krävs fortfarande i företagsemail, speciellt när du skickar mail till överordnade eller klienter, och när du hanterar noggranna kundservicefrågor. I synnerhet bör det första benet i en e-postkedja börja med en hälsning som "Hej" eller "Kära". Använd ett signaturblock i slutet av ditt e-postmeddelande som även innehåller din titel och kontaktinformation.
Missbruk inte den högpresterande funktionen
Var inte pojken som grät ulv genom att markera allt "Urgent." Det är irriterande, och dina kollegor och kunder kommer att växa för att motsätta sig det. En förändring på dagordningen för ett möte med chefen som börjar om fem minuter är brådskande. Gratis munkar i pausrummet nästa fredag är det inte.
När det gäller företagskorrespondens är det alltid bättre att fel på sidan av professionalism och traditionella korrespondensprotokoll än att det kommer att stöta på som flip eller slarvig.