10 Regler för korrekt affärsmöte Etiquette

Att följa rätt etikett för ett möte etablerar respekt bland mötesdeltagarna, hjälper mötet att börja och sluta i tid och främja en samarbetsstämning. Brist på etikett och dålig planering är två av de främsta anledningarna till att många affärsmöten misslyckas. Lär din anställdas affärsmöte etikett för att säkerställa att företagets möten är effektiva.

1. Anländer tidigt (inga ursäkter)

Anlända till affärsmötet i minst 15 minuter tidigt. Detta visar respekt och låter dig hitta en plats och bli belägen innan mötet startar.

2. Följ dagordningen

Ordföranden för mötet ska sända en mötesagenda till varje deltagare minst en vecka i förväg. Deltagarna ska ringa ordföranden för att uttrycka några oro över agendan minst 48 timmar före mötet. Ordföranden och berörda deltagare kommer då att ha tid att avgöra om förändringar behöver göras. På dagordningen bör också nämnas mötesens start- och sluttid.

3. Var noga beredd

Varje deltagare ska komma till mötet med allt material och data som hon behöver och en förståelse för mötesämnet. Hela syftet med mötet är att diskutera det aktuella ämnet. Du har slösat bort allas tid om du inte är beredd att bidra.

4. Ta regelbundna avbrott

Möten ska ha en paus varannan timme för att säkerställa att deltagarna är fokuserade. Syfte för raster runt 20 minuter lång, och måltiden bryter omkring 30 minuter lång.

5. Följ klädkoden

Ordföranden bör ange vilken typ av klädsel som krävs för mötet, antingen affärsmässigt eller affärsmässigt, och deltagarna bör följa den regeln. En representativ förteckning över klädseln skulle vara till hjälp eftersom deltagare kan ha olika åsikter om vilken verksamhet som är ledig och affärsmässig formell. När du till exempel listar mötet som företagsformellt kan du ange att en knapp-down shirt och khaki-byxor är tillräckliga.

6. Tala in Turn

Håll mötet organiserat genom att bara tala när du har ordet. Ställ frågor under den angivna fristen, och höj din hand för att bli erkänd av ordföranden som att ha ordet. Stör inte någon medan de talar eller ställer en fråga.

7. Lyssna, lyssna verkligen

Det kan hända att många av de frågor du har om ett ämne besvaras av innehållet i mötet. Lyssna uppmärksamt på mötet och ta anteckningar. Aktivt lyssnande är respektfullt och ger dig en solid bas för att formulera ditt svar.

8. Håll lugnet

Undvik nervösa vanor som att knacka på en penna på bordet, höra ljud med din mun, rostiga papper eller tappa fötterna på golvet. Det här distraherar andra deltagare och gör att du ser ängslig, även om du inte är.

9. Var artig med din telefon

Stäng av din mobiltelefon innan mötet startar. Om du förväntar dig ett brådskande samtal, sätt sedan telefonen att vibrera och ursäkta dig från mötet om samtalet kommer in. Om inte bärbara datorer har godkänts för mötet, stäng av och sänk skärmen så att du inte hindrar någons se.

10. Ta inte med gästerna

Ta inte oanmälda gäster till ett möte. Om du har någon som du vill ta med till ett möte, kontakta då ordföranden för tillåtelse att ta med dig din gäst. Om tillstånd inte beviljas, ta inte med honom.